Сообщения, отправляемые из общего почтового ящика, не сохраняются в папке «отправленные» общего почтового ящика в outlook

Видео: Архивация данных Outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Используемые фильтры

Чтобы сократить вывод и отсечь ненужную информацию, используем фильтры.

• Получатели — кому были адресованы сообщения. Вводится адрес электронной почты
• Отправитель — кто отправил электронное письмо. Email-адрес.
• Сервер — в инфраструктуре с несколькими Exchange серверами можно выбрать конкретный. Имя сервера.
• Код события — ограничивает вывод для сообщений с определенным кодом ответа сервера. Варианты:
  1. RECEIVE — принятые сервером сообщения.
  2. SEND — отправленные сервером сообщения.
  3. FAIL — сообщения, при доставке которых возникла ошибка.
  4. DSN — сообщения-отчеты о недоставке.
  5. DELIVER — доставленные в локальный почтовый ящик.
  6. BADMAIL — сообщения, которые не могут быть ни доставлены, ни возвращены.
  7. RESOLVE — для получателя в Active Directory найден другой адрес.
  8. EXPAND — от разрешенных групп рассылки.
  9. REDIRECT — отправленные другим получателям.
  10. TRANSFER — перемещенные в сообщения с ветвлением.
  11. SUBMIT — успешная передача службе транспорта.
  12. POISONMESSAGE — с источником события — идентификатор о сбое.
  13. DEFER — с отложенной доставкой.
• ИД сообщения — если известен конкретный идентификатор письма.
• Тема.
• Ссылка — поиск сообщений по полю Reference. Чаще всего, оно пустое, но может содержаться информация, например, InternalMessageId.
• Начало — дата и время, от которого искать письма. Если не указано, поиск от самого первого, которое есть в журнале.
• Окончание — дата и время, до которого ищем письма. Если не указано, поиск до последнего, которое есть в журнале.

Как ваш календарь похож на других?

То, как другие люди увидят ваш календарь, зависит от информации, которой вы решили поделиться с ними. Если вы решите не делиться подробностями своей деятельности, они смогут узнать, свободны ли вы или заняты.

Если вы решите поделиться своим календарем с другими людьми, они смогут видеть все детали ваших встреч. Если вы хотите ограничить доступ к определенным деталям, вы можете установить определенные встречи как частные.

При совместном использовании календаря можно выбрать различные права доступа. Например, если вы выберете «Полная информация», люди увидят тему, время, место, а также все заметки и подробности, которые вы внесли в календарь.

С другой стороны, в режиме «Ограниченные подробности» будут указаны только тема, время и местоположение.

Кроме вас, вы можете назначить редакторов и делегатов, которые могут редактировать ваши календари. Делегаты могут действовать от вашего имени, предоставляя различные данные, отправляя и отвечая на запросы.

Декабрь 2020 г.

Вот некоторые изменения и новые функции, которые мы представили в современном EAC в декабре 2020 г.

Группы — создание и управление

Администраторы теперь могут создавать и управлять четырьмя типами групп из современного EAC: группами Microsoft 365, списками рассылки, группами безопасности с поддержкой почты и динамическими списками рассылки. В настоящее время опыт групп достиг паритета с опытом классического EAC. Новый тип группы, который мы недавно представили в современном EAC, —

Опыт поворота (различные повороты для разных типов групп) упрощает управление группами.

Динамические списки рассылки

Динамические списки рассылки — это объекты группы Active Directory с поддержкой почты, созданные для ускорения массовой отправки сообщений электронной почты и других сведений в Exchange организации.

Список членства для динамических групп рассылки вычисляется каждый раз, когда сообщение отправляется в группу, исходя из определенных фильтров и условий.

Параметр управления доставкой

Этот параметр позволяет администраторам управлять тем, кто может отправлять электронную почту в любую группу. Пользователь может определить эти параметры после создания группы. Этот параметр доступен во всех типах групп.

Параметр утверждения сообщения

Администраторы могут использовать этот параметр для настройки того, должны ли сообщения, отправленные определенной группе, утверждаться модератором. Этот параметр также позволяет администраторам определять, кто такие модераторы группы, а администраторам — определять отправителей сообщений, не требующих утверждения сообщений. Этот параметр доступен в группах рассылки, динамических группах рассылки и группах безопасности с поддержкой почты.

Параметр утверждения членства в группах безопасности с поддержкой почты

Для групп безопасности с поддержкой почты теперь требуется проверка, называемая утверждением владельца. После выбора этого контрольного окна владельцу группы безопасности с поддержкой почты необходимо вручную добавлять или удалять членов группы из этой группы.

Параметр утверждения членства в группах рассылки

Администраторы теперь могут управлять настройками утверждения членства во время или после создания группы рассылки. Это позволяет администраторам настраивать параметры модерации для тех, кто может присоединиться к группе, а также для тех, кто может удалять членов из группы.

Загрузка писем Office 365 в локальную систему — зачем это нужно

Загрузка электронной почты Office 365 и других данных, таких как календари и контакты, необходима для защиты важных данных от непредвиденных сбоев. В целях защиты данных мы защищаем цифровые данные в базах данных или создаем копии данных в нескольких различных центрах обработки данных. Это означает, что если одна копия данных недоступна, мы можем использовать другую копию данных. Таким образом, без потери данных мы можем продолжить нашу работу.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Все данные Office 365 хранятся в облаке, которое управляется и обслуживается корпорацией Microsoft, но Microsoft не предоставляет встроенных решений Office 365 для регулярного резервного копирования и восстановления. Итак, в этом случае администраторам Office 365 необходимо загрузить данные почтового ящика Office 365 на локальный компьютер, чтобы сделать резервную копию. Если есть необходимость в доступе к данным Office 365 локально, мы рекомендуем загружать электронные письма Office 365 в форматах PST и EML.

Теперь возникает вопрос — как загрузить данные электронной почты из учетной записи Office 365? Итак, есть два обходных пути для одного и того же. Самый первый способ — загрузить электронные письма Office 365 с помощью инструмента экспорта eDiscovery PST. И второе решение — использовать Программное обеспечение для резервного копирования почтовых ящиков Office 365.

Как скачать почтовый ящик Office 365?

Сохранение почтовых данных Office 365 на локальном компьютере путем экспорта почтовых данных Office 365 в файл PST, кажется, трудно загрузить данные Office 365 с помощью этой опции, но таким образом вы можете получить доступ к электронным письмам и вложениям, контактам, календарям Office 365 в Microsoft Outlook. электронное письмо. Теперь мы предоставим вам два решения для загрузки электронной почты Office 365 на локальный компьютер.

Решение 1. Загрузите почтовый ящик Office 365 в PST с помощью инструмента eDiscovery.

В этом решении вы должны выполнить все указанные шаги, это поможет вам загрузить почтовый ящик Office 365 (Exchange Online, Outlook Online) и сохранить его в файл PST.

Шаг 1. Войдите на портал Office 365 и войдите в Центр администрирования Office 365.

Шаг 2. В центре администрирования разверните этот раздел и щелкните Безопасность и соответствие требованиям.

Шаг 3. Теперь перейдите в раздел «Разрешение» и отредактируйте группу ролей eDiscovery Manager.

Шаг 4. В свойствах группы ролей eDiscovery Manager добавьте учетную запись в eDiscovery Administrator.

Шаг 5: Теперь перейдите в раздел «Поиск и расследование», затем выполните поиск по содержанию.

Шаг 6: Теперь нажмите + Новый поиск.

Шаг 7: В этом окне поиска вы можете указать почтовый ящик, который хотите загрузить. Он предоставляет два варианта 1: Все места — эта опция поиск в почтовом ящике из всех мест, 2: Определенное место и Изменить — эта опция позволяет экспортировать данные из всех почтовых ящиков.

Шаг 8: В этом окне выберите электронную почту Exchange.

Шаг 9: Он также предоставляет несколько параметров фильтрации для загрузки выбранных данных в файл PST. Параметры фильтрации —

Шаг 10: Если вы хотите экспортировать данные без каких-либо условий, укажите имя и описание почтового ящика, затем нажмите кнопку «Сохранить».

Шаг 11: Теперь перейдите в окно поиска контента и выберите свой поиск.

Шаг 12: Теперь поиск завершен, нажмите «Еще» и «Экспортировать результат».

Шаг 13: Окно результатов экспорта появляется на вашем экране, в этом окне вы можете увидеть несколько вариантов вывода. Выберите опцию и нажмите кнопку «Экспорт».

Шаг 14: Теперь начните экспорт, щелкните вкладку «Экспорт» и выберите свой поиск, чтобы увидеть его прогресс.

Шаг 15: Нажмите Загрузить результат и в разделе «Экспорт» скопируйте ключ экспорта, который потребуется в приложении ClickOnce.

Шаг 16: Нажмите на приложение, известное как инструмент экспорта eDiscovery, чтобы начать вставку ключа экспорта, просмотрите его местоположение и нажмите кнопку «Пуск».

После успешной загрузки почтового ящика Office 365 в файл PST удалите поиск eDiscovery из окна поиска содержимого.

Решение 2.Автоматизированный инструмент для загрузки писем из веб-почты Office 365

Если вы хотите узнать, как программное обеспечение загружает почтовый ящик Office 365 в локальную систему, или вам интересно, как сохранить данные Office 365 с помощью этого программного обеспечения, выполните следующие действия:

Сначала загрузите программное обеспечение —

1. Установите и запустите это программное обеспечение, затем нажмите кнопку входа в систему.
2. Теперь для всех учетных данных пользователя Office 365 щелкните Войти.
3. Выберите вариант резервного копирования, чтобы загрузить почтовый ящик Office 365.
4. Теперь выберите элементы, которые вы хотите загрузить на локальный компьютер.
5. После этого программное обеспечение предоставляет вам несколько вариантов, таких как формат файла для сохранения данных Office 365 на локальном компьютере, параметр фильтрации. После выбора опции нажмите «Пуск», чтобы загрузить данные почтового ящика Office 365 (электронные письма, контакты, календари и т. Д.).
6. Теперь программа начинает процесс загрузки.

Во всей этой статье мы предоставляем несколько методов для загрузки электронной почты, контактов, календарей и т. Д. Office 365 на локальный компьютер, поэтому вам не нужно беспокоиться о данных Office 365, поскольку данное решение поможет вам сохранить почтовый ящик Office 365 на локальном компьютере.

Оба предлагаемых решения помогут вам сохранить почтовый ящик Office 365 на локальном компьютере, но инструмент eDescovery требует технических знаний, и вам нужно выполнить сложные шаги, чтобы загрузить электронные письма, вложения и другие элементы Office 365. Другие руки Автоматизированный инструмент упрощает всю процедуру и предоставляет довольно простое решение для загрузки данных почтового ящика Office 365.

 Как экспортировать файл PST из Office 365

Wed Oct 28, 01:18 PM

 howto, office 365 tenant

Для экспорта PST-файлов из панели администратора вы можете воспользоваться следующей инструкцией:

Шаг 1. Сначала вы должны войти в свою учетную запись Office 365 и запустить Центр администрирования Microsoft 365.

Шаг 2: В Центре администрирования нажмите на опцию Безопасность и соответствие.

Шаг 3. В разделе Безопасность и соответствие выберите параметр Разрешения и Переместить eDiscovery Manager.

Примечание: теперь, чтобы получить доступ к различным функциям eDiscovery, важно быть участником группы ролей eDiscovery Manager. Шаг 4

После этого установите флажок рядом с eDiscovery Manager, иконкой Next Edit, чтобы добавить важные роли, необходимые для группы Discovery Management

Шаг 4. После этого установите флажок рядом с eDiscovery Manager, иконкой Next Edit, чтобы добавить важные роли, необходимые для группы Discovery Management.

Шаг 5. Обычно группе ролей назначаются следующие роли: управление делами поиск соответствия, экспорт, удержание, предварительный просмотр, проверка и расшифровка RMS.

Шаг 6. Предположим, что роль Экспорт отсутствует – нажмите Изменить группу ролей и добавьте эту роль.

Шаг 7: Роль назначена, теперь протяните вниз для Поиска и Исследования и выберите опцию Поиска контента.

Шаг 8: В новом окне нажмите на опцию Новый поиск, которая доступна в последней версии eDiscovery Content Search.

Шаг 9. После этого, укажите в окне поиска данные, которые нужно экспортировать из почтовых ящиков Office 365 в формат файла PST. Пользователь может Добавить условия, чтобы сделать процесс поиска Office 365 более точным в соответствии с потребностями. Как видите, есть несколько элементов, доступных для фильтрации поисковых писем и других элементов.

Шаг 10. Чтобы экспортировать почтовые ящики Office 365 в PST из всех почтовых ящиков, выберите Определенные местоположения и Изменить.

Шаг 11: Теперь выберите электронную почту или укажите почтовые ящики, используя Выбор пользователей, групповую опцию.

Шаг 12. Можно также экспортировать почтовые ящики из SharePoint и общих папок, включив опцию Общие папки.

Шаг 13. Параметр Поиск отображает несколько других параметров фильтрации, таких, как Равно любой, и многие другие. Они выборочно экспортируют содержимое.

Шаг 14. Не задавайте никаких условий или ключевых слов, чтобы массово экспортировать все почтовые ящики Outlook 365 в PST. Просто нажмите Сохранить и кнопку запустить. Далее инструмент сам предложит ввести название поиска.

Шаг 15. После нажатия кнопки Сохранить инструмент начнет поиск в фоновом режиме.

Шаг 16: Предварительный просмотр всех результатов поиска, которые вы хотите экспортировать, будет показан вам ниже.

Шаг 17: Теперь вернитесь к сохраненным поискам и Выберите папку по названию, чтобы экспортировать почтовый ящик Office 365 Online в PST. Поскольку мы выбрали Экспорт PST-файла, можно узнать состояние поиска со всеми подробностями, касающимися результата поиска. Для этого нажмите меню Дополнительно и выберите пункт Экспортировать результаты.

Шаг 18: В мастере экспорта установите переключатель в соответствии с требованием. Проверьте, чтобы не была включена опция Включить дедупликацию, если только вам не нужен поиск результатов, которые необходимо экспортировать в один файл PST.

Шаг 19: После того, как будут выполнены все необходимые настройки, нажмите кнопку «Экспорт» в нижней части окна. Начните процесс экспорта. Далее закройте эту вкладку.

Шаг 20. Чтобы проверить ход процедуры экспорта, вернитесь к поиску и нажмите на вкладку Экспорт.

Шаг 21. Перед завершением процесса экспорта пользователь может нажать кнопку Загрузить результаты, после чего начнется загрузка результатов.

Шаг 22. Проверьте, чтобы был скопирован Ключ экспорта, который требуется в приложении Click Once /eDiscovery для экспорта почтовых ящиков Office 365 в PST.

Шаг 23. Затем вставьте скопированный ключ экспорта в поле Вставить и выберите нужную папку для сохранения файла PST.

Шаг 24. Наконец, нажмите кнопку Пуск, чтобы начать процесс, который будет экспортировать почтовый ящик Office 365 в формат файла PST.

Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас возникли какие-либо вопросы или вам нужна помощь с этим руководством.

← Тогда и сейчас: технологии, меняющие «правила игры» на современном рабочем месте

Настройте процесс утверждения (согласования) с помощью Power Automate →

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

1. Наличие зарегистрированного почтового ящика с адресом name@primer.ru.
2. Знание пароля от электронной почты.
3. Данные конфигурации протоколов отправки и получения писем IMAP/POP и SMTP.

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты

Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Перед началом подключения аккаунта mail@yandex.ru в настройках вашего почтового ящика включите работу протокола IMAP или POP3 и выберите способ авторизации. Для этого откройте раздел «Почтовые программы» в настройках Яндекс.Почты и включите протокол IMAP или POP3. 

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

• портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
• пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентификации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета». 

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

• сервер входящей почты — imap.yandex.ru;
• сервер исходящей почты (SMTP) — smtp.yandex.ru.

Пользователь и пароль – соответствующие данные вашего аккаунта на Яндексе. Если вы настраиваете получение почты с ящика вида login@yandex.ru, логином является часть адреса до знака @. Если вы используете Яндекс.Почту для своего домена, в качестве логина необходимо указывать полный адрес почтового ящика. Помечаем «Запомнить пароль» и переходим в «Другие настройки».

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

• IMAP-сервер — 993;
• SMTP-сервер — 465.

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках,  переходим к интерфейсу Outlook. 

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Повторяющиеся мероприятия

• Максимальное количество повторений. В Google Workspace действует ограничение на 365 повторений для событий. Если вы импортируете ежедневное повторяющееся событие, запланированное в Exchange на 1 января 2018 года, оно перестанет повторяться 1 января 2019 года.
• Планирование повторяющихся событий. Если пользователь Календаря Google запланировал повторяющееся событие, которое начинается в один день, но повторяется в другие дни, пользователи Outlook не увидят первое событие. Например, если пользователь Google Calendar запланировал еженедельную встречу на понедельник, а затем повторяющееся событие на вторник, пользователи Outlook пропустят первую встречу. Это происходит потому, что Outlook не может запланировать повторяющееся событие, которое начинается в один день и повторяется в другие дни.
• Повторяющиеся события в последний день месяца. Если пользователь Google Calendar создает повторяющееся событие, запланированное на 31 число каждого месяца, пользователи Outlook будут видеть эти события в последний день каждого месяца (включая те, которым менее 31 дня). Однако пользователи Календаря Google будут видеть события только в тех месяцах, в которых 31 день, как, вероятно, и планировал организатор.
• Изменение повторяющихся событий не устраняет исключения. Если вы измените повторяющееся событие в Outlook, существующие исключения могут остаться, даже если в диалоговом окне указано обратное. Поэтому, если вы запланируете ежедневное собрание на 14:00, измените время собрания на этой неделе на 13:00 (создав исключение), а затем установите всю серию событий на 15:00, собрание на этой неделе все равно будет запланировано на 13:00. В Exchange время этого собрания будет изменено на 15:00.
• Вы не можете удалить участников из исключения. Если вы попытаетесь удалить участника из исключения повторяющегося события, в некоторых случаях удаление не произойдет.
• Отклонить повторяющееся мероприятие из Outlook 2003. Если участник, использующий Outlook 2003, отклоняет приглашение на повторяющееся мероприятие, организованное пользователем Outlook 2007, то пользователь Outlook 2003 будет удален из списка участников хоста, а не будет указан как участник, отклонивший приглашение.
• Перенос расписания повторяющегося мероприятия на весь день. Если вы запланируете повторяющееся событие, которое длится весь день (например, ежедневное событие «Нет времени на работе» во время недельного отпуска), а затем переместите одно из повторяющихся событий на другой день в серии (например, переместите событие понедельника на вторник), Outlook позволит только одному событию остаться на вторник. Для пользователя Календаря Google будут показаны два события вторника на весь день.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

• открыть Аутлук через браузер;
• в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
• нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
• письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Основы электронной почты, интерфейс

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Почему вы должны архивировать, а не «пометить как прочитанное»?

По умолчанию перед вами будет открыт почтовый ящик. Используете ли вы приоритетные и социальные вкладки Gmail или нет, это включает в себя непрочитанные и старые письма. Некоторые из них вам нужны, некоторые для дальнейшего использования, а некоторые могут быть удалены.

Но почтовый ящик, полный электронных писем, которые вам не нужны сразу, — всего лишь беспорядок. Даже если вы пометите письмо как прочитанное, оно все равно будет находиться в вашем почтовом ящике. Зачем заставлять твой мозг справляться с этим?

Архивирование электронной почты удаляет его из беспорядка, но сохраняет его на будущее. В любом случае вы с большей вероятностью найдете электронные письма с помощью мощного поиска в Gmail, чем просматриваете списки строк темы.