Name already in use

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

• настройка темы письма и текста письма
• настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
• настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

• {email адресата} — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
  После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид 
• {Имя адресата} <{email адресата}> — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя <email>)
  После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид  Василий Пупкин <>

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код {%longdate%}  для вставки текущей даты)

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

Первая опция — «Прикреплять к письму сформированные файлы» — позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов — образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, — то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

Вторая опция — «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» — даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено — сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, — файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Результат создания писем — на скриншоте:

Личный email-адрес и массовые рассылки: запреты и правила

1. В массовых рассылках использовать личный email-адрес, расположенный на домене вашей организации, нельзя без специальных настроек и программ.
2. В массовых рассылках использовать личный email-адрес на сервисе-фримейлере полностью запрещено.

Если нарушить последний запрет, то вы столкнетесь с низкой доставляемостью и можете получить блокировку своего почтового ящика.

Теперь подробнее о правилах, которые из этого следуют.

Хоть PR-специалисты и привыкли рассылать пресс-релизы через бесплатные почтовые службы, запомните, что фримейлеры предназначены исключительно для личных переписок.

Делать массовые рассылки через данные сервисы запрещено! Это прямо прописано в правилах пользования почтовых служб. Там же обозначены ограничения на количество отправляемых писем в сутки и на количество получателей (у каждого сервиса ). Ограничения введены специально, чтобы не допускать массовые рассылки и защититься от спамеров.

Если регулярно нарушать требования почтовых служб, это приведет к снижению доставляемости писем отправителя и увеличению процента писем, уходящих в «Спам».

Тут вы должны вспомнить, что если почта, с которой осуществляются рассылки по СМИ, расположена на корпоративном домене, то от ваших неверных действий страдает IT-инфраструктура компании. Еще хуже если почта при этом работает на корпоративном сервере — ущерб может быть очень серьезным, вплоть до полной блокировки IP-адресов организации.

Даже если вы не нарушаете требования почтовых служб, то есть не превышаете установленные лимиты по количеству отправляемых писем и получателей (ориентироваться можно на 50 получателей), то даже в этом случае не стоит посылать журналистам пресс-релизы с ящика на корпоративном домене через обычную почту или почтовые программы типа Outlook.

Дело в том, что все негативные действия журналистов в отношении ваших писем отрицательно влияют на рейтинг всех отправителей на домене вашей компании. К негативным действиям относятся жалобы на спам, удаление писем без прочтения и низкая доставляемость — это частые проблемы неграмотных PR-рассылок. И отслеживать эти и другие показатели можно только в специальных сервисах, предназначенных для массовых рассылок.

Работая через маркетинговые или PR-сервисы для рассылок, вы:

• во-первых, соблюдаете базовое требование к рассылкам — делаете их с правильными настройками, через специализированный инструмент;
• во-вторых, получаете возможность контролировать показатели рассылок и влиять на их результативность;
• в-третьих, получаете необходимые возможности для снижения рисков связанных с рассылками. Например, возможность для ваших получателей легко отписаться от рассылок.

‍

Правило 2. Нельзя отправлять рассылки с ящика на фримейлере

Ящик на фримейлере ни в личном виде ([email protected]), ни в общем ([email protected]) не подходит для работы с массовыми рассылками. В том числе и при работе с сервисами рассылок.

Создание

Графический интерфейс

Открываем консоль управления сервером Exchange — переходим в разделы Настройка получателей — Группы рассылки:

Кликаем правой кнопкой мыши по Группы рассылки — выбираем Создать динамическую группу рассылки:

Нажимаем Далее.

В следующем окне выбираем организационный юнит в AD, среди учетных записей которого будет выполняться поиск. Оставляем Все типы получателей — нажимаем Далее.

* подробнее про критерии написано ниже.

В открывшемся окне добавляем названия отделов, для которых формируется группа и нажимаем OK.

Нажимаем кнопку Просмотр, чтобы проверить, кто будет входить в рассылку. Если группа формируется правильно, нажимаем Далее и Создать.

Powershell

Используем командлет new-DynamicDistributionGroup:

new-DynamicDistributionGroup -Name ‘Динамическая группа’ -RecipientContainer ‘dmosk.local/Пользователи’ -IncludedRecipients ‘AllRecipients’ -ConditionalDepartment ‘Отдел турбулентных газономешалок’ -OrganizationalUnit ‘dmosk.local/Группы рассылки’ -Alias ‘dinamic’

* где атрибуты:

• Name — название группы.
• RecipientContainer — фильтр по организационному юниту.
• IncludedRecipients — фильтр по типам пользователей.
• ConditionalDepartment — условие по названию отдела.
• OrganizationalUnit — организационной юнит, где будет создана группа.
• Alias — псевдоним для группы (email).

Изменение параметров планирования ресурса

Администратор или пользователь с полным доступом к почтовому ящику ресурса может вносить изменения в параметры планирования ресурса.

1. Войдите в Outlook Web App и щелкните Ваше имя в правом верхнем углу.

2. Щелкните Открыть другой почтовый ящик. Найдите нужный ресурс помещения для собрания и нажмите Открыть.

3. Перейдите в Параметры и щелкните Календарь.

4. Перейдите в раздел Планирование ресурсов.

5. Настройте параметры планирования и разрешения планирования нужным образом. (Подробные описания всех параметров см. в следующих двух разделах.)

6. Нажмите Сохранить после внесения изменений.

Ускорьте работу с группами Outlook

Создать в Outlook группу так легко, что если вы регулярно отправляете электронное письмо одним и тем же людям, это действительно может ускорить ваш процесс.

Для того, чтобы сделать еще больше с вашими электронными письмами и входящими сообщениями, ознакомьтесь с этими 10 советами по улучшению в Outlook

10 быстрых советов, чтобы стать лучше в Outlook

10 быстрых советов, чтобы стать лучше в OutlookВы используете Outlook в полной мере? Станьте мастером Outlook с нашим выбором менее известных советов и хитростей и понаблюдайте за своей производительностью.
Прочитайте больше
,

Узнайте больше об управлении контактами, советах по электронной почте, Microsoft Office 2019, Microsoft Office 365, советах Microsoft Office, Microsoft Outlook.

Различия между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты и списками рассылки

На самом деле нет разницы между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты или списком рассылки, когда речь идет о Microsoft Outlook. Термины используются взаимозаменяемо.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

На самом деле, сайт поддержки Microsoft Office теперь предлагает термин «группа контактов», а не «список рассылки»:

Само приложение Outlook использует термины Группа контактов (Windows) и Список контактов (Mac) на своей ленте, в своих меню и в своих документах поддержки. Итак, по мере продвижения по шагам ниже, эти фразы вы будете видеть чаще всего.

И прежде чем перейти к шагам, если вам нужна помощь в экспорте контактов Outlook

Как экспортировать контакты Outlook в любое место

Как экспортировать контакты Outlook в любое местоВам нужно экспортировать контакты Outlook и не знаете, с чего начать? Мы покажем вам, как экспортировать из Outlook и импортировать в пункт назначения.
Прочитайте больше
в какой-то момент, проверьте наш гид.

Создание Shared Mailbox через ECP на Exchange

Создаем общий почтовый ящик на exchange 2019Выбираем отображаемое имя и псевдонимВыбираем базу данных для общего ящикаМы создали общий почтовый ящик на Exchange 2019

Преобразование почтового ящика Exchange в Shared Mailbox

Можно сконвертировать имеющийся пользовательский ящик в общий почтовый ящик с помощью командлета Set-Mailbox:

Перед запуском командлета нужно помнить, что в процессе преобразования доменная учетная запись пользователя, к которой прилинкован данный ящик, будет автоматически выключена.

Для обратного преобразования общего почтового ящика в обычный пользовательский выполним:

Результат команды Set-Mailbox ‘Закупки ИТ’ –Type Regular

При этом учетная запись соответствующего пользователя будет автоматически включена в домене.

Делегирования доступа к Shared Mailbox

Для того, чтобы несколько пользователей смогли подключаться к общему почтовому ящику и отправлять из него письма, необходимо предоставить право полного доступа (Full Access Permission) и право отправки от имени (Send As Permission).

Shared mailbox Send as & Full Access

так же можно предоставить через Exchange Management Shell

Даём право на полный доступ к общему ящику:

Предоставить право на полный доступ к общему ящику и не подключать его автоматически

Для того, чтобы дать право отправки от имени, выполним:

Если команду не выполнить будет ошибка

А если ошибка продолжается , попробуйте скачать Офлайн адресную книгу и откройте заново Outlook.

Подключение Shared Mailbox в Outlook 2019

Если в Outlook 2019 уже имеется настроенное подключение к серверу Exchange 2010, то общий почтовый ящик, на который текущему пользователю даны права, автоматически появится через несколько минут после перезапуска Outlook.

Подключенный shared mailbox Exchange 2019

Если учетных записей подключенных Exchange в Outlook нет, можно воспользоваться механизмом авто-настройки, с одним условием – адрес общего ящика в процессе подключения нужно указать вручную (пароль указывать не нужно)

Переходим в Файл — Сведения — Настройка учетных записей — настройка учетных записей. При нажатии Создать… Нас встретит вот такое окно упрощенного создания учетной записи .Выключим его через Реестр

Вернуть старое создание аккаунта в Outlook 2019

Вернуть старое создание аккаунта в Outlook 2019

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\ Outlook\setupDWord: DisableOffice365SimplifiedAccountCreation В поле Значение введите 1 и нажмите кнопку ОК .

Выключаем упрощенное создание учетной записи Outlook 2019

Продолжаем подключение Shared mailbox к Outlook 2019

Нажимаем Создать

Настройка Shared mailbox в Outlook после исправления реестраЗаполняем учетную запись общего почтового ящика имя и алиасВВОДИМ УЧЕТНЫЙ ДАННЫЕ ОТ СВОЕГО ПОЧТОВОГО ЯЩИКАНастройка завершена

Параметр «Добавить общий почтовый ящик» в Outlook для мобильных устройств доступен только для учетных записей O365.

Настройка внешних URL адресов Exchange сервера

Базовая настройка Exchange Server не заканчивается добавлением обслуживаемого домена и настройкой соединителей. Необходимо задать корректные URL адреса для подключения клиентов. Для этого перейдем в настройки конфигурации:

Настройка конфигурации сервера Exchange

Выберем сервер и нажмем на “карандаш” открыв страницу настроек. Далее, необходимо перейти в настройки Outlook Anywhere и задаем внешний домен для подключения клиентов:

Задание настроек Outlook Anywhere для Exchange

Данный домен, в последствии, будет использоваться для публикации Exchange сервера. Этот процесс будет описан в будущей статье.

Задание внешнего домена требуется и для веб каталогов Exchange сервера. Для этого необходимо перейти в конфигурацию virtual directories и найти “гаечный ключ”:

Задание внешнего домена для виртуальных каталогов Exchange

На открывшейся странице задаем необходимую конфигурацию:

Указание внешнего домена для виртуальных каталогов Exchange

Задание внешнего домена по которому будет доступна Exchange инфраструктура необходимо для дальнейшего выпуска SSL сертификатов.

На этом пока все. Если у вас возникли какие-либо вопросы, пожалуйста, пишите в комментарии.

голоса

Рейтинг статьи

Как управлять списками рассылки

Вы можете создавать списки рассылки при помощи ярлыков в Google Контактах.

Чтобы добавить и настроить списки контактов:

• Создайте ярлык, например «Участники семинара» или «Новые подписчики» назначьте этот ярлык нужным контактам. Чтобы назначить ярлык, установите флажки напротив нужных контактов, а затем:

  • Перетащите выбранные контакты на ярлык на панели слева.
  • На панели инструментов над ярлыком нажмите на значок «Управление ярлыками» .
• На боковой панели нажмите Импортировать,

  В окне импорта выберите ярлык, который будет назначен всем импортируемым контактам.

  чтобы загрузить файл с контактами в формате CSV или vCard. 

Чтобы в Gmail указать список рассылки в качестве получателя, в поле «Кому» введите название ярлыка.

Какие есть способы проведения массовых рассылок

Первая мысль, которая приходит в голову – это использование бесплатных почтовых сервисов, таких как Mail.ru, Gmail, Яндекс.Почта и т.п. Но использовать их можно только в личных целях. Попытка массовой рассылки рекламных сообщений – это прямое нарушение правил использования. Поэтому для личных аккаунтов устанавливаются специальные технические лимиты (например, в Gmail допускается не более 500 исходящих писем в день, в Яндекс.Почте – не более 150, Mail.ru – 1 письмо в минуту и т.д.), а при обнаружении массовых отправок учётные записи блокируются.

Второй вариант – корпоративная почта. Почти все общие почтовые сервисы предлагают услуги бизнес-почты – это почта, работающая на вашем домене (например, @ваш-сайт.ру). Но и она не подходит для массовых рассылок. Хотя рекламные рассылки здесь уже допускаются (при соблюдении всех условий работы с рекламой) и существенно повышаются лимиты к отправке, они всё равно остаются крайне неудобными для действительно массовых действий с базами на несколько десятков тысяч получателей.

У некоторых хостингов есть услуги «почта на своём домене». Это готовая реализация небольшого почтового сервиса, аналогичного формату корпоративной почты. Но, как и в других случаях, хостеру не нужны проблемы с рассылкой рекламы, поэтому в условиях обслуживания будет чётко прописан запрет на ведение массовых рассылок. А чтобы никто случайно об этом не забыл, принудительно устанавливаются специальные лимиты на количество отправляемых писем.

Ну и последний вариант – использование сервисов рассылки. Обычно это готовая облачная инфраструктура с уже «прогретыми» серверами, удобный интерфейс для создания писем, всё для управления контактами и т.п. Не нужно настраивать свои серверы, вкладываться в покупку и настройку софта, в обеспечение безопасности и защиты от спама. Всё включено в подписку. Единственный нюанс, для правильной работы к серверу нужно подключить свою корпоративную почту: только со своего домена письма будут доставляться в ящик, а не в спам.

Что нужно знать перед началом работы

• Осталось времени до завершения: от 2 до 5 минут.

• Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи «Группы рассылки» в разделе Разрешения получателей .

• Если для организации настроена политика именования групп, она применяется только к группам, созданным пользователями. Если вы или другие администраторы используют EAC для создания групп рассылки, политика именования групп игнорируется и не применяется к имени группы. Однако если для создания или переименования группы рассылки используется командная консоль Exchange, политика применяется, если для переопределения политики именования групп не используется параметр IgnoreNamingPolicy . Дополнительные сведения см. в разделе:

• Сочетания клавиш для процедур, описанных в этой статье, приведены в статье Сочетания клавиш в Центре администрирования Exchange.

Совет

Возникли проблемы? Обратитесь за помощью к участникам форумов Exchange. Посетите форумы по адресу: Exchange Server, Exchange Online или Exchange Online Protection.

Общие сведения о службе транспорта на серверах почтовых ящиков.

Каждое сообщение, отправленное или полученное в организации Exchange 2016, перед маршрутизацией и доставкой должно классифицироваться службой транспорта на сервере почтовых ящиков. После классификации сообщение помещается в очередь доставки для отправки в конечную базу данных почтовых ящиков, конечную группу обеспечения доступности баз данных, на сайт Active Directory, в лес Active Directory или в конечный домен за пределами организации.

Транспортная служба на сервере почтовых ящиков состоит из следующих компонентов и процессов.

• Прием SMTP.Когда служба транспорта получает сообщения, выполняется проверка их содержимого, применяются правила транспорта, а также проводится проверка на наличие нежелательной почты и вредоносных программ, если включены соответствующие компоненты. В сеансе SMTP имеется ряд событий, совместно работающих в определенном порядке для проверки содержимого сообщения перед его принятием. Если сообщение полностью проходит через получатель SMTP и не отклоняется событиями получения либо агентом защиты от нежелательной почты или вредоносных программ, оно помещается в очередь передачи.
• Отправка. Отправка — процесс помещения сообщений в очередь отправки. После этого классификатор берет по одному сообщению для классификации. Отправки осуществляются тремя способами:

1. От получателя SMTP через соединитель приема.
2. Через каталог раскладки или преобразования. Эти каталоги существуют на серверах почтовых ящиков и пограничных транспортных серверах. Файлы сообщений правильного формата, скопированные в каталог раскладки или в каталог преобразования, напрямую помещаются в очередь отправки.
3. Через агента транспорта.

• Классификатор. Классификатор берет сообщения по одному из очереди отправки. Классификатор выполняет следующие действия:
  • Разрешение получателей, включающее адресацию верхнего уровня, расширение группы рассылки и развертывание сообщения.
  • Разрешение маршрутизации.
  • Преобразование содержимого.

Кроме того, применяются правила потока почты, определяемые организацией. После классификации сообщения помещаются в очередь доставки в зависимости от назначения сообщения. Сообщения помещаются в очередь в соответствии с конечной базой данных почтовых ящиков, группой обеспечения доступности баз данных, сайтом Active Directory, лесом Active Directory или внешним доменом.

• Отправка SMTP. Способ маршрутизации сообщений из транспортной службы зависит от расположения получателей сообщений по отношению к серверу почтовых ящиков, на котором проводилась классификация. Сообщение может быть направлено в одно из указанных ниже расположений.
  • В службу доставки транспорта почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков.
  • В службу доставки транспорта почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков, который входит в ту же группу обеспечения доступности баз данных.
  • В транспортную службу на сервере почтовых ящиков в другой группе обеспечения доступности баз данных, на другом сайте Active Directory или в другом лесу Active Directory.
  • Для доставки в Интернет через:
    • соединитель отправки на том же сервере почтовых ящиков;
    • службу транспорта на другом сервере почтовых ящиков;
    • внешнюю службу транспорта на том же сервере почтовых ящиков или на другом сервере почтовых ящиков (если настроен исходящий прокси-сервер);
    • службу транспорта на пограничном транспортном сервере в сети периметра.

Подготовка данных

CSV это обычный текстовый файл в кодировке Юникод в котором в первой строке через запятую перечислены атрибуты элементов, а все последующие строки, являются списком элементов, где каждый элемент состоит из перечисленных через запятую значений атрибутов, указанных в первой сроке файла. Если в значение атрибута входит запятая, данный атрибут заключается в кавычки, а значение в кавычках заключается в двойные кавычки.

Вот типичный пример файла CSV:

Name,E-mail,job
Zevs,[email protected],“директор,бухгалтер”
Aida,[email protected],”””кладовщик”””

Лично я предпочитаю подготавливать данные в Excel, даже несмотря на то, что он не умеет сохранять в Юникоде и в качестве разделителя упорно выставляет символ «;» вместо запятой. Для меня более важен богатый функционал Excel который позволяет не только формировать контент, но и контролировать получаемый результат.

Финальную конвертацию можно осуществить при помощи WordPad. Для этого достаточно заменить все «точки с запятой» на «запятую» и сохранить данные как «Текстовый документ в Юникоде».

Редактирование

Менять свойства групп рассылки можно с помощью графического интерфейса или командлета Powershell Set-DynamicDistributionGroup. Разберем последний варианта, так как в редактировании группы средствами графической консоли не является трудной процедурой.

Примеры редактирования с помощью powershell

Переименовывание группы:

Set-DynamicDistributionGroup -DisplayName ‘Динамическая группа 2’ -Name ‘Динамическая группа 2’ -Identity ‘dmosk.local/Группы рассылки/Динамическая группа’

Смена типа учетных записей для отправки только на внешние адреса:

Set-DynamicDistributionGroup -IncludedRecipients ‘MailContacts, MailUsers’ -Identity ‘dmosk.local/Группы рассылки/Динамическая группа’

Смена/задание отдела в условии:

Set-DynamicDistributionGroup -ConditionalDepartment ‘Новый отдел’ -Identity ‘dmosk.local/Группы рассылки/Динамическая группа’

Какие параметры стоит анализировать во время и после запуска email-кампаний

Во всех сервисах рассылок предусмотрена возможность отслеживания статистики

Основные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Количество переходов по ссылкам в письме. Важный показатель заинтересованности пользователей. Отследите, на какую ссылку чаще всего нажимают, и помещайте на это место самые нужные предложения. 
• Процент открытых писем. Это главный показатель заинтересованности, по которому можно определить вашу самую привлекательную рассылку.
• Пользователи, проигнорировавшие письмо. Таким людям можно повторно разослать письмо с более привлекательной темой. Вдруг на этот раз они среагируют? Примером интригующего заголовка в данном случае может стать «Мы скучаем! Поэтому дарим вам персональную скидку 20% на один товар»
• Количество отписок и новые подписчики. Динамика прироста или отписок покажет заинтересованность пользователей в той или иной кампании.
• Адреса, с которыми возникают проблемы. Такие адреса стоит скорректировать или удалить для построения наиболее точной статистики.

Статистика позволяет определить положительные и отрицательные моменты в компоновке писем, а также выявить заинтересованность пользователя в том или ином продукте. В ряде сервисов по результатам статистики можно провести сегментацию аудитории и составить для новых групп персонализированные предложения.