ClickUp (Web, Mac, Windows, iOS, Android)
Best for: Teams across industries to boost productivity and streamline processes
With hundreds of rich features across every pricing plan, ClickUp offers several ways to track time and boost productivity using the Pomodoro technique. Whether you’re a solo user, on a small team, or even a large enterprise company, ClickUp is fully customizable, accessible on all devices, and flexible enough to scale with your needs while saving time on daily processes.
ClickUp is a powerful productivity tool for teams to manage time, stay on track, and consolidate work across apps into one centralized platform. ClickUp was designed to help you save time and monitor progress with hundreds of rich features, including native time tracking, reporting, and estimates to take the Pomodoro technique to a whole new level.
Start and stop time from any device or jump between tasks using ClickUp’s global timer. You can even retroactively or manually create entries with labels to categorize, filter, and mark time as billable! With ClickUp, you’re not just limited to tracking time spent in the platform—you can also record time spent in other browser windows and see the information updated in your workspace using ClickUp’s dynamic Chrome Extension. Plus, ClickUp integrates with more than 1,000 other tools, including PomoDone, bringing all of your work time into ClickUp in seconds.
Price:
- Free Forever, tons of time-tracking tools, unlimited tasks, unlimited members, and more
- Unlimited ($5 per user/month), unlimited storage, unlimited Dashboards, and more
- Business ($12 per user/month), advanced time-tracking, workload management, and more
- Business Plus ($19 per user/month), custom workload capacity, increased API, and more
- Enterprise (contact for custom pricing), enterprise API, advanced permissions, and more
Книги по использованию таймера Pomodoro
Есть специальная книга — «Техника Pomodoro» Франческо Чирилло, который это все и придумал. Вы легко можете найти ее в интернете.
В книге описано много интересного — выгоды от использования этой техники, и способы, что и как с ней можно делать.
Вот из вступления:
«Для многих людей время — враг. Тревога вызванная «тикающими часами (уходящим временем)» обычно в момент приближения дедлайна, ведет к неэффективности работы и учебы, что в свою очередь влечет за собой тенденцию к прокрастинации (откладыванию дел «на потом»).
Техника Помидора (Pomodoro Technique) была создана с целью использовать время как драгоценного союзника в достижении того, что мы хотим достигнуть, как мы хотим этого достигнуть и для постоянного расширения возможностей процесса улучшения нашей роботы или учебы. Это описание представляет собой Технику Помидора как она была определена автором в 1992, по которой он учит работать отдельных людей с 1998г и команды с 1999.
Раздел Контекст (Context) очерчивает проблемы, связанные со временем, назначение Техники Помидора и основные допущения.
Раздел Материалы и Методы (Material and Method) описывают Технику Помидора и показывают, как применять её достигая усложняющихся целей.
В разделе Результаты (The Results) приводятся серии наблюдений, основанные на опыте людей, пользующихся Техникой.
Раздел Заключение (The Conclusion) идентифицирует факторы объясняющие, каким образом Техника достигает своей цели. Данный документ представляет общую версию Техники Помидора.
Текст в главе «Применение Техники Помидора в Командах» (Applying the Pomodoro Technique in Teams) описывает детали того как методика может использоваться для работы в группах.
Так, как это официальная книга от создателя этой техники, приведу тут и ее оглавление, чтобы вы знали, что техника Помодоро — гораздо шире и глубже, чем может показаться. И тут затрагиваются многие важные моменты таймменеджмента и увеличения эффективности:
1 Контекст
1.1. Цели Техники Помидора
1.2. Основные Допущения
2 Материалы и Методы
2.1. Задача I. Определить сколько усилий требуется для завершения задачи
2.1.1. Запуск первого Помидора
2.1.2. Каждые четыре Помидора
2.1.3. Завершение Задачи
2.1.4. Записывание
2.1.5. Усовершенствование
2.1.6. Природа Помидора
2.2. Задача II. Прекратить Отвлекания
2.2.1. Внутренние Отвлекания – Мы отвлекаем сами себя
2.2.2. Пример
2.2.3. Внешние отвлекания – нас отвлекают
2.2.4. Систематические отвлекания
2.2.5. Записывание: Качественная оценка ошибок планирования
2.3. Цель III. Оценить необходимые усилия для активностей
2.3.1. Доступные Помидоры
2.3.2. Возможные сценарии
2.3.3. Записывание предположений/оценок
2.3.4. Managing Exploration
2.4. Цель IV. Сделать Помидоры более эффективными
2.4.1. Структура Помидора
2.4.2. Структура последовательности Помидоров
2.5. Цель V: Установка/Настройка Расписания
2.5.1. Сценарий лучшего варианта (The Best Case Scenario)
2.5.2. Сценарий с отвлеканиями
2.5.3. Оптимизация расписания
2.6. Другие возможные цели
3 Результаты
3.1. Время обучения
3.2. Длительность Помидора
3.3. Варьирование продолжительности перерывов
3.4. Иное восприятие времени
3.5. Звуки Помидоров
3.5.1. Люди использующие Помидор
3.5.2. Люди, делящие рабочее пространство с Помидором
3.6. Формы Помидоров
3.7. Страх звонка
3.8. Постоянные внутренние отвлекания
3.9. Следующий Помидор Будет Лучше
3.10. Механический Помидор или Помидоры программы
3.11. Улучшение Оценивания
3.12. Мотивация и Помидор
3.13. И если все идет совсем не так
3.14. У Помидора есть предел
3.15. Когда не следует использовать Помидор
4 Заключение
4.1. Инвертирование зависимости от времени
4.2. Регулирования Сложности/Трудоемкости
4.3. Отключение
4.4. Наблюдение и постоянная обратная связь
4.5. Устойчивый темп
Приложение 1: Правила и Глоссарий
Приложение 2: лист План на Сегодня (То Do Today Sheet)
Приложение 3: лист Список Задач (Activity Inventory List)
Другая книга — «Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами» Кэтрин Грейс.
Я это книгу не читала, в ней всего 29 страниц, хорошие отзывы.
Как планировать время по методу Pomodoro
Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать все и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?
Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro, и как их может использовать руководитель digital-проектов.
Правило томатов № 1 ― выбирайте приоритетную задачу
Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчет, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы
Project-менеджер оценит ситуацию целиком и поймет, что важно сделать прямо сейчас, а что ― отложить.
Правило томатов № 2 ― концентрируйтесь на одном деле
Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, то сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с нее же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую.Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.
Правило томатов № 3 ― не отвлекайтесь
Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог решает свои задачи, а еще постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.
Правило томатов № 4 ― не старайтесь успеть
Если вы завели таймер на25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время, но важна полная концентрация и работа. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. У руководителя проекта не стоит задача успеть за25 минут решить все дела. Задача в том, чтобы сконцентрироваться на чем-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.
Правило томатов № 5 ― не пренебрегайте перерывами
Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идет выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.
Правило томатов № 6 ― регулируйте нагрузку
Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за25 минут никак не успеть, то менеджер не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.
Правило томатов № 7 ― оценивайте результат
Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня
Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат. Если не хватило времени ― в следующий раз запланирует на задачу больше
Если за день успел отработать пять помидоров, то завтра постарается улучшить результат.
Если не хватило времени ― в следующий раз запланирует на задачу больше. Если за день успел отработать пять помидоров, то завтра постарается улучшить результат.
Важно!
Специфика работы project-менеджера такова, что не все правила метода Pomodoro ему подойдут.
Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.
Focus keeper
Next up on the list of 5 best pomodoro timer apps in 2022, we have Focus keeper’s time management tool. One of the best pomodoro apps out there for you as it doesn’t require to be installed on your computer device.
Rather, with the native Pomodoro timer, instead of creating an account to use the app, you can just “keep” your “focus” by setting up your timer for 25minutes.
Once your set goal is achieved, Focus Keeper also sends alerts for small breaks. However, you will be required to have a paid version of the app to be able to use this feature.
With an intuitive interface, productivity tracking pull-up cards, a pomodoro timer, and the ability to set multiple focus sessions at once, the Focus keeper is our favorite recommendation.
Отвлечения на «помидорках»
Идеально равномерно работать не может никто. Поэтому неизменно случаются ситуации, когда текущая «помидорка» прервана. Что делать в этом случае? Решение определяет причина перерыва. Самые популярные помехи:
- Звонок, сообщение, письмо на почте. Решение – выключить звук, перевернуть телефон, закрыть или отключить мессенджеры.
- Неожиданная идея о работе, планах, отдыхе. Решение – записать идею в органайзер или на листочек и продолжить работу.
- Дети, родственники, коллеги. Решение – остановить «помидорку», отвлечься, быстро разобраться с вопросом и вернуться к работе.
Техника Pomodoro не является строгим абслютом, который нельзя нарушать, но используя ее на постоянной основе можно заметить:
- что дела решаются быстрее и эффективнее;
- закрывается все больше пунктов плана;
- получается сконцентрироваться даже на очень сложных задачах;
- повышается качество работы.
Для работы с техникой Помидоро сегодня придумано много программных инструментов, которые позволяют планировать, анализировать, оптимизировать работу.
How to use the Pomodoro Timer Online
We at EasyRetro created this free and simple Pomodoro Timer tool to help keep you productive and do more at work.
Our tool is free-to-use, no account is needed, and you can customize the timers, music, volume, theme, receive desktop notifications, etc. It is also important to notice that all data is saved in your browser, we don’t send any data to our servers!
Customization
A custom timer is at the core of Pomodoro, so we’ve made it easy to change durations in our tool, just click on the gear-button to view the settings dialog, where you’ll be able to:
- Change the duration of each timer
- Change the alarm music and volume
- Enable the light-mode
- Enable automatic mode to keep producing
Going forward
Kissick ends his article about Pomodoro with an existential reflection that speaks to the power of this technique:
“By changing my relationship with and appreciation of time, the technique has brought me to some profound existential questions about whether I’m wasting my life — my fragile, fleeting life — on activities I neither care about nor enjoy. It has forced me to think about what I’d most like to be doing every day instead. It has made me see time afresh — as something we really don’t have enough of, as something precious precisely because it’s ephemeral.”
Even if the Pomodoro Technique doesn’t bring you any profound existential questions, it can still offer some compelling benefits. Research shows the Pomodoro Technique can increase your efficiency through single-tasking, help ensure you take regular breaks, can help you break your big tasks into smaller more manageable chunks, and more.
To get the most out of the Pomodoro Technique, try using Clockwise to give you more Focus Time. That way you can work on the same project for three or four pomodoros sessions for less context switching and more focus and productivity.
FocusList
FocusList is a daily planner and focus app that works with all iOS products (including Mac computers).
The app comes with a few more features than most basic Pomodoro apps. For example, you can open up stats to see a calendar view of your past activities. This lets you track how often you were on task during workdays and whether any day of the week was particularly productive (or unproductive).
Plus, you can drill down to each day and see which exact tasks you worked on.
FocusList is better suited for individuals who want to disconnect from their normal work channels than it is for someone looking to improve their productivity within their team.
3) Инструменты
Вообще Франческо еще тот старовер и предлагает пользоваться только ручкой, блокнотом и таймером, но мне это не очень удобно, поэтому я расскажу чем пользуюсь я, и чем можете пользоваться Вы.
-
Использовать свой планер задач, например, я использую приложение Tick tick https://ticktick.com/, в нём есть возможность включить помидорки для любой задачи
-
Если Вы планируете в Гугл Календаре, то там пока нет такой возможности (а возможно я просто про неё не знаю), поэтому Вы можете установить отсчет помидорок в любом другом приложении/ браузере как :
-
Можно рисовать помидорки в блокноте, на стене, wherever you want, по методу Чирилло
-
Можно распечатать красивые помидорки и крепить их на доску. Думаю это будет идеально, чтобы мотивировать детей работать усерднее над домашними заданиями. «2 помидорки и ты абсолютно свободен»
Что такое техника «Помодоро»?
Техника «Помодоро» звучит просто, но она действительно работает. Вы устанавливаете таймер на 25 минут, работаете, пока он не закончится, затем делаете 5-минутный перерыв и повторяете весь процесс еще три раза. После этого вы делаете перерыв на 15-30 минут, в зависимости от того, как вы себя чувствуете. Это один полный цикл Pomodoro. Я использую технику Pomodoro (или ее разновидности, которые мы рассмотрим позже) уже более десяти лет. Хотя она не помогла мне в одиночку получить высшее образование, она помогла мне получать лучшие оценки с меньшими усилиями. Как профессиональный писатель, я использую этот инструмент всякий раз, когда мне нужно уложиться в срок или просто выполнить работу без задержек. Я использую его прямо сейчас, чтобы написать эту статью. Что делает технику Pomodoro такой простой в применении, так это то, насколько короткими являются блоки. 25-минутная рабочая сессия достаточно продолжительна, чтобы вы могли оставаться вовлеченным и добиваться реального прогресса, не чувствуя себя занудой, а 5-минутные перерывы, которые никогда не кажутся далекими, дают вам возможность свободно проверить или просмотреть электронную почту, не прерывая работу.
Франческо Чирилло разработал технику Pomodoro в 1980-х годах, когда он учился в колледже в Италии и испытывал трудности в учебе. Он постоянно отвлекался и терял концентрацию, поэтому стал искать способ вернуться в нужное русло. Вдохновением послужил маленький кухонный таймер в форме помидора. Чирилло начал с того, что поставил его на 10 минут и старался просто работать в течение этих 10 минут, пока таймер не прозвонит. И это помогло — он мгновенно стал более продуктивным, по крайней мере, когда таймер работал. После некоторой доработки, тестирования и уточнения Цирилло остановился на 25 минутах работы с последующим 5-минутным перерывом, повторенным четыре раза, как на оптимальном для него балансе. Поскольку в переводе с итальянского помидор означает «pomodoro», он назвал свою систему техникой Pomodoro в честь оригинального маленького таймера для помидоров. За последние несколько десятилетий эта техника стала более популярной. Основной процесс обычно описывается следующим образом:
- Решите, что вы собираетесь делать. Выберите задачу, на выполнение которой уйдет примерно 25 минут. Большие задачи должны быть разбиты на более мелкие куски. Например, для меня каждый раздел этой статьи занимает один или два 25-минутных отрезка.
- Установите таймер на 25 минут. Приступайте к работе и не останавливайтесь, пока не прозвенит таймер. Игнорируйте любые отвлекающие факторы или уведомления от электронной почты, смс и т.п. (во время работы все должно быть выключено). (Во время работы все должно быть выключено).
- Когда прозвенит таймер, вы выполнили одно Pomodoro. Сделайте 5-минутный перерыв, чтобы привести себя в порядок. Вы можете потянуться, выпить кофе или проверить социальные сети. В общем, все, что вы не можете делать во время работы, теперь в вашем распоряжении. Используйте таймер, чтобы держать себя в руках.
- После четырех «Помодоро» сделайте более длительный перерыв. Обычно достаточно от 15 до 30 минут; все зависит от вашего самочувствия. Перекусите, почитайте книгу или прогуляйтесь.
- Начните другой цикл Pomodoro. Продолжайте, пока не закончится ваша работа или учебная сессия. Большинство людей смогут выполнить два полных цикла, но три или четыре цикла вполне возможны, если вам нужно многое успеть.
- Поразитесь тому, насколько продуктивно вы работаете.
Я люблю технику «Помодоро». Но если быть до конца честным, я редко использую ее точно по инструкции. (Я обнаружил, что если вы входите в хороший поток работы, то перерыв каждые 25 минут может показаться разрушительным). Но даже если вы не будете точно придерживаться временных блоков техники Pomodoro, лежащие в ее основе принципы действительно мощные, и те же самые приложения-таймеры могут в целом приспособиться к более длинным (или коротким) рабочим блокам. Так что, если формальность техники Pomodoro вас отталкивает, не волнуйтесь. Цирилло открыл ее для себя методом проб и ошибок. Я предлагаю вам таким же образом найти временные блоки, которые лучше всего работают для вас. Добавьте автоматизацию к технике Pomodoro, чтобы тратить меньше времени на отслеживание и больше времени на выполнение задач. Вот способы использования автоматизированных рабочих процессов для отслеживания времени и управления задачами.
Pomodoro tracker
With no installation required, the Pomodoro Tracker is the most convenient solution out there for creators and educators looking to manage their time wisely.
Using the pomodoro tracker, you can start to manage your tasks using a simple browser, maintain a constant workflow, get consistency in managing different tasks together, and more.
If you visit their website, you’d notice that they have a pomodoro tracker with a ‘play’, ‘start’ button, and a 25minute time set .n the website.
Additionally, the Pomodoro tracker app is also available for iPhone & iPad users to set tasks, customize timers and work promisingly without having any worry or distractions in their minds.
PomoDoneApp
The PomoDoneApp is a simple tool that integrates with other task management services like Trello, Evernote, Asana, and Todoist. Integrate it with the task manager you’re already using, and you won’t have to add tasks to the PomoDoneApp. This seamless integration makes getting started simple and convenient.
The PomoDoneApp is available on every operating system. It also includes Chrome extensions on Mac and Windows that let you start, stop, and pause tasks right from your toolbar.
The free starter plan allows you to manage five projects at a time with two integrations from a limited list. Paid plans start at $2.48 per month, giving you access to reporting and other features. Each paid plan comes with a one-week free trial.
Focus Time versus Pomodoro
All this is great, but it leaves open the question of how to square the Pomodoro Technique with staying focused. After all, switching tasks costs you productive time. We define Focus Time as two or more hours of uninterrupted time to work exclusively on a single task, while the Pomodoro Technique basically forces you to switch tasks every 25 minutes.
How much does switching tasks cost? When we surveyed 152 Engineering Managers about how Focus Time correlates with productivity, speed, and revenue for their teams we found:
- 90% of Engineering Managers said they’re more productive when they have more Focus Time
- 80% of Engineering Managers said Focus Time helps them finish projects faster
- 76% of Engineering Managers said Focus Time helps their company bring in more revenue
There are at least two ways to plan your days to use the Pomodoro method while also reaping the rewards of Focus Time. First, you could set your Pomodoro focus sessions to two hours at a time. So, you could work on a task for two hours straight, take a 30-minute break, then start another two-hour chunk. This might take some working up to. Starting off, you might work in 25-minute chunks. Then, you could graduate to 30 minutes straight. Next, you work for 45 minutes. And so on.
The other option is to combine Focus Time with the Pomodoro Technique by working on one project over multiple, consecutive Pomodoro sessions. Instead of working for 25 minutes on one task, taking a break, then working on something completely different, you would devote three or four pomodoros sessions to the same task so you’re context switching less. You could reduce the context switching even more by doing the same thing during each break.
Pomodoro Technique background
Francesco Cirillo invented the technique, which got its name from the tomato kitchen timer he used to track his time. (Side note: Pomodoro means tomato in Italian.)
The technique breaks work periods into 25-minute intervals, followed by five-minute breaks. Once four work periods, or Pomodoros, have passed, you take a longer break of 15–20 minutes. Essentially, you could break it down into the following five steps:
- Choose what you’ll work on.
- Set your timer for 25 minutes.
- Work, avoiding distractions, until 25 minutes are up.
- Take a five-minute break.
- After four work periods, take a 15–20 minute break.
The beauty of this method is its simplicity. All you really need is a simple timer. However, using a Pomodoro-specific app can make keeping track of breaks and progress more manageable. We’ll get to that in a bit.
Pro Tip
You may wonder what to do if your tasks take less than 25 minutes. In this case, you’ll want to group smaller tasks to use your time slots effectively. Conversely, you can break down larger projects into smaller tasks to fit in the 25-minute intervals.
Remember, during the 25 minutes, your goal is to eliminate distractions. Using focus mode on your device can help limit the temptation to pick up your phone. Jotting down things you don’t want to forget also helps you stay on task.
Now that you have a good idea of how the Pomodoro Technique works, let’s consider how it helps you be more productive.
Pomotodo
Pomotodo has a free version and a paid, professional version. Pomotodo works with both iOS and Android devices.
With its pro plan, which costs $3.90 a month, you get advanced features such as:
- Advanced to-do lists. With to-do lists, you can set subtasks, reminders, recurring tasks, and add notes.
- Pomo goals. Set goals for how many pomos you want to complete in a given day.
- Integrations with iCalendar and Google Calendar. Put your tasks in iCalendar and Google Calendar. This can be shared with your team members so they can check your online Calendar to see if you’re currently working on a scheduled Pomo.
- Work report. Get end of the week work reports emailed to you, highlighting areas where you were most productive, including what tasks you finished.
- Customized duration. Like most Pomodoro apps, Pomotodo lets you customize your Pomo duration — 10 minutes, 25 minutes, 30 minutes, etc.
- A larger library of sounds. Some Pomodoro apps are completely silent, others have a soft ticking noise, and some even let you use your own music. When you upgrade to Pomotodo’s pro version, you get access to a variety of sounds, such as ambient white noise tracks — like birds in the rainforest or waves crashing on a beach.
Given its rather lightweight advanced features, there are more powerful Pomodoro apps on our list for a similar price.
Forest
Format: iOS, Android, Google Chrome.
Forest uses a unique and highly effective technique of ensuring high levels of productivity and focus. Forest pushes users to work in full concentration and that enables users to plant virtual trees. Eventually, a concentrated mind is due to have planted a forest full of trees. Forest allows you to blacklist distracting websites and whitelist ones that you need for work. You can use its timer as a Pomodoro timer to help you stay focused and then take breaks.
Top Features:
- Intuitive and interactive way of staying focussed makes it addictive to stay productive.
- Enables you to collaborate with your friends and encourages team productivity.
Price:
$2 for iOS and Google Play, or free as a Chrome extension.
Focus Keeper (iOS)
Best for iOS users
The Focus Keeper Pomodoro app features a red background that lets you change the length of the Pomodoro through a simple swipe (breaks have a blue one). And a ticking sound to know it is focus time.
You can also set a goal regarding the number of sessions you wish to accomplish each day, which I find very helpful. Too bad you can’t name them to know what you’re working on. The app has a notification center to remind you about your session if you browse other apps on your phone.
There are many ways of customizing this app, from different themes to sounds and alarm levels for each session and short and long breaks. Charts over the past 14 and 30 days help you monitor your productivity, limited to only the past three days with the free version.
The Pro one brings ten premium ticking sounds to get more productive or relaxed, depending on the moment of the Pomodoro cycle, and a complete view of your stats.
Price:
- Free, limited charts for the past three days
- Pro ($1.99/month), unlimited charts plus ten ticking sounds