7 сервисов для контроля рабочих процессов

What Is Kanban Board Software?

Kanban software solutions can help you gain better work visibility and foster team collaboration. Thanks to their added functionalities like tracking, limiting work in progress, reporting, and more, they will help you attain continual process improvement.

Physical boards are a fantastic way to get started with and experience Kanban first hand. However, in the long run, digital Kanban tools offer a much more convenient and time-saving solution due to their many helpful built-in features.

Kanban software tools enable you to visualize, organize, and manage work in the most efficient way. With a Kanban tool, you can easily:

cut waste activities,
automate your work processes,
make forecasts based on historical data,
and focus on work that brings real value to your customers.

Furthermore, you will be able to manage your remote teams easily and track and analyze your teams’ workflow.

Немного из истории

Фото LinkedIn Sales Solutions on Unsplash

Система Канбан изначально была разработана и реализована фирмой «Тойота» в середине прошлого века. Именно внедрение новых принципов производства, помогли «Тойота» завоевать репутацию производителя, выпускающего качественную продукцию точно в срок.

Суть нововведения заключалась в том, что последующий процесс сам забирал продукцию у предыдущего по принципу супермаркета: то, что ему было нужно. Это, соответственно, создавала определённый дефицит, который восполнялся производством в том количестве, которое было взято накануне.

Таким образом, в производстве и на складе всегда находилось только то, что было необходимо для конечного производства.

Этот принцип работы позволил компании «Тойота» существенно сэкономит на складских помещениях и на производственных расходах.

Разница между Kanban и Scrum

Теперь, когда вы лучше понимаете, что такое Kanban и Scrum, а мы выяснили, откуда они вообще взялись, давайте поговорим об основных различиях между ними.

Scrum более структурирован, чем Kanban

Scrum включает в себя определенный набор правил, которым должны следовать команды. Вы можете изменить или адаптировать любое из правил Scrum в зависимости от вашей команды, но на базовом уровне каждый Scrum будет иметь: скрам-мастера, период спринта, регулярные встречи и обзоры каждого спринта.

Scrum ограничен по времени

Scrum состоит из спринтов, которые представляют собой двухнедельные рабочие циклы. Во время цикла Scrum ваша команда начинает с невыполненной работы, а затем переходит к новым задачам – в итоге в конце каждого спринта у вас есть список выполненных работ. Это не значит, что каждая команда выполнит все задачи, поставленные во время спринта, однако результат в конце быть обязан.

Фактически, для команд, которые запускают Scrum на Kanban-досках (или, как их называют в таком случае, Scrum-досках), часто создаются новые доски для каждого спринта. Этому есть две причины. Во первых, команды, которые создают новые доски для каждого спринта, могут начать с чистого листа. Это упрощает для скрам-мастера и всей команды визуализацию работы, которую они должны выполнять для каждого спринта.

Скрам-мастера используют старые скрам-доски, чтобы отслеживать, какая работа была выполнена в течение каждого цикла Scrum. Поскольку основные причины внедрения Scrum – улучшение процессов и эффективность, может быть полезно оглянуться назад и увидеть, чего вы достигли.

В отличие от Scrum, у Kanban-досок не всегда бывает дата начала или окончания. Фактически, доски Kanban удобнее использовать для представления текущих процессов: благодаря их гибкости они отлично подходят для управления процессами или творческими запросами без каких-либо конкретных временных рамок.

Столбцы на канбан-доске можно организовывать по-разному

Когда вы работаете в Scrum, важно отслеживать работу по мере ее прохождения по этапам от бэклога продукта до готового результата. Измерение потока работы – один из ключевых способов удержания спринта в нужном русле и огромная часть ваших ежедневных встреч по Scrum

Но если вы используете только Kanban, столбцы доски могут быть разнообразными. Например, вы можете создать канбан-доску со столбцами для каждого члена вашей команды, чтобы отслеживать выполняемую ими работу. Или вот другой пример: на канбан-доске могут находиться столбцы, представляющие работу, которая будет выполняться каждый месяц. Словом, столбцы на доске могут быть любыми – в отличие от Scrum, в котором есть более определенные правила.

И Kanban, и Scrum побуждают команды к постоянному совершенствованию

Одними из основных принципов Agile-методологии являются гибкость и постоянное совершенствование. Фактически, это одна из причин, по которой команды инженеров, разработчиков продуктов и программного обеспечения так тянутся к философии Agile. Постоянное улучшение – важная часть как Kanban, так и Scrum.

В Scrum вместо того, чтобы работать над продуктом в течение длительного периода времени и завершать его, когда он станет идеальным, процесс непрерывного улучшения включает в себя принцип «процесс важнее совершенства». Во время спринта команды работают и выпускают новые продукты, функции или инструменты, а затем постоянно их улучшают.

В Kanban постоянное улучшение относится больше к команде и ее процессам, чем к отдельным задачам. Kanban заставляет команды всегда искать способы постепенного изменения, улучшения и, в конечном итоге, развития.

И Kanban, и Scrum могут помочь членам команды сплотиться

Несмотря на то, что сотрудничество может выглядеть по-разному в зависимости от структуры, которую выбирает ваша команда, и Kanban, и Scrum, по сути, позволяют командам лучше работать вместе.

В рамках Scrum установленные правила – отличный способ для команд получить представление о работе друг друга. Четкие установленные роли, постоянные встречи и регулярные спринты позволяют Scrum быстро выяснить, над чем работает каждый член команды, как продвигается его работа и что можно ожидать в конце каждого спринта. Еще лучше Scrum работает, когда его используют несколько команд в вашей компании: кросс-функциональные команды могут быстро сориентироваться в Scrum друг друга, поскольку используют одну и ту же методику.

Kanban точно так же способствует развитию сотрудничества между коллегами. После того, как вы решите, что представляет собой ваша канбан-доска, команды могут быстро и легко получить общее представление о работе, просто взглянув на доску.

Рабочий элемент

Если колонки обозначают те или иные работы, то как назвать то, что перемещается между колонками? Это не может быть задача на какую-то часть работы, вроде “анализ требований” или “проверка результата”, потому что все этапы работы уже отражены в виде колонок.

Вот возможный дизайн стикера:

На стикере отображается все необходимое, чтобы легко можно было понять в чем суть бизнес-задачи, к какому проекту (эпику) она относится, текущий прогресс по ней (выполненные подзадачи в виде прогресс-бара), кто в данный момент ее делает, и состав обязательных, повторяющихся работ (чеклист внизу стикера).

Вы вольны добавлять на стикер другие блоки с информацией, которые могут вам сразу разобраться, в чем суть задачи, кто ею занимается, какие есть зависимости, и из каких обязательных работ она состоит.

Best Kanban Tools Summary

Each solution has its pros and cons as you see, so one must choose based on their organization size and business. You will most likely find a free kanban board for your needs in this list. Yet, for those looking for the most versatile and adaptable solution which is a true kanban system, Teamhood is the clear winner based on the comparison table.

Coming over to Teamhood?

Quickly import projects from other tools and continue working!

Teamhood

Modern project and teamwork management the free Kanban way
Flexible board structure, board zooming, Swimlanes, WIP Limits, Classes of service, Commitment points,
Modern and unique data visualization, built for speed
Customizable work item details and fields
Kanban Metrics, Agile metrics, customizable dashboards
Time tracking
Prepared Kanban templates

Vidas Vasiliauskas

Website

2019 — Present Co-founder and CEO @ Teamhood. 2015-2019 Head of software engineering department at Danske Bank. 2017-2018 Partner Associate Professor at Vilnius University. Lecturer of Software Architecture course 2011 — 2015 Managed numerous smaller IT teams at Prewise. Co-founder of RaveIT, Eylean, No Brakes Games

Certified Agile product owner and practitioner. Managed large scale enterprise projects as well as launch of small startup products. MSc of Software Engineering at Vilnius University.

Hobbies: Racing, MTB cycling, Windsurfing

Бережливое производство

Метод управления канбан часто связывают с принципом «бережливого производства». Есть даже специальные методологии работы с товарными запасами по канбан: тарный и карточный.

Основные принципы работы канбан на производстве:

Табличка имеет свой цвет (обычно для обозначения отделов или участков производства). На ней указывается вся необходимая информация о товаре/продукции/заказе. Например, «Деталь 1, кол-во – 56 шт., цех N».
Канбан перемещается по производственной линии в одной таре с деталями или прикрепляется к изделию.
Должны быть выработаны определённые нормы для работы с каждой табличкой. Например, на одном рабочем месте одновременно должно находиться не более 2 табличек.
Должны быть сильно упрощены способы взаимодействия специалистов, между которыми передаются детали с канбан (например, отсутствуют акты приёма-передачи, проверки исправности и технического состояния и т.п.), а также общие процессы перемещения деталей/продукции.
Рабочая линия должна хорошо просматриваться, чтобы можно было легко оценить текущую стадию работы. Для реализации этого подхода склад обычно переделывают в некое подобие конвейера. А быстрому поиску необходимых частей/позиций помогает адресная система хранения.

Результат такого подхода:

Производство работает с тем, что есть (не запасает запчасти/детали впрок, снижает перепроизводство).
Конвейерная линия оптимизируется.
Снижается нагрузка на работников склада и объём ненужных перемещений.
Упрощается система взаимодействия рядовых сотрудников.
Производственные процессы становятся линейными (их легче контролировать и прогнозировать).

На многих современных производствах канбан-подход сохранился, только преобразован в электронный формат (интегрирован в системы ERP – программные средства для планирования ресурсов организации).

Когда использовать Scrum

Scrum может стать хорошим вариантом расставить приоритеты для всего процесса. Хотя не каждая команда преуспевает в Scrum, вы можете извлечь выгоду из него, если:

Вы работаете в команде разработчиков продуктов, программного обеспечения или Agile-команде.
Вам кажется, что ваша команда может выиграть от чуть более жесткой структуры.
У вас большой объем незавершенной работы.
Ваша команда мотивирована быстрыми сроками и результатами.
Кто-то из вашей команды стремится стать скрам-мастером.

Помните: вы всегда можете запустить Scrum на доске Kanban. Чтобы проводить эффективные ежедневные стендап-встречи и ретроспективы спринтов, вам нужен надежный способ визуализации работы по этапам и отслеживания всей вашей незавершенной работы. Канбан-доски могут помочь вам справиться с отставанием в спринте и организовать поток работы во время спринта, чтобы каждый цикл Scrum был успешным.

Зачем нужны канбан-доски в сервис деск

Канбан-метод универсален — такой инструмент подойдет ИТ-отделам, HR, АХО и любым сервисным службам, которые уже используют в своих рабочих процессах корпоративную ITSM-систему. Также он пригодится в управлении процессами с большим количеством подрядчиков и выездных инженеров.

Это работает так: все заявки или задачи отдельного сотрудника, команд либо целых подразделений собираются в системе сервис деск на специальной интерактивной доске.

Смысл такого способа — не только визуализировать список объектов в ИТ-системепо-другому, но и дать срез более детальной информации под нужным углом.

Помимо наглядности вывод данных на единый экран обеспечивает прозрачность: помогает быстро выявлять проблемы и оперативно реагировать на ситуацию. Например, если заявка надолго «зависла» на каком-либо из этапов выполнения, это сразу будет заметно.

В результате каждый сотрудник может в любой момент посмотреть на весь процесс сервисного обслуживания целиком и увидеть, кто за что отвечает.

На канбан-доске собраны заявки ИТ-отдела. Слева отображаются заявки, по которым еще не назначен исполнитель, в центре и справа — те, что уже в работе у конкретных сотрудников команды

Для руководителей сервисных подразделений такая визуализация рабочих процессов имеет ряд преимуществ.

Контроль потока задач. Визуализация данных, сколько новых заявок «на входе», сколько вообще в работе, на каком этапе и у кого находится нужная для анализа со стороны руководителя заявка.

Балансировка ресурсов и нагрузки. Мониторинг, насколько загружен каждый сотрудник команды либо сервисная служба в целом. На доске можно отследить простаивающие ресурсы, в т.ч. оценить, насколько равномерно распределены задачи между специалистами. Если вся команда систематически перегружена, это повод для эскалации вопроса с целью подключения новых ресурсов, пересмотра параметров SLA или даже каталога услуг.

Контроль работы сервисных служб. Отслеживание хода работ и прогресса по ним в режиме реального времени, а также кто задействован в сервисных процессах на текущий момент. Выявление узких мест, где работа буксует: нарушение сроков, большое число отложенных задач, частые возвраты уже выполненных заявок на доработку и т.п.

Канбан-доски — не единственный инструмент для руководителя в ИТ-системе.

Читайте, как контролировать показатели работы подразделений и использовать мобильное приложение для управленческих задач.

Доска и бумажки — вот и весь Kanban?

Конечно нет. Любая методология нацелена на оптимизацию процессов производства. Kanban как инструмент можно совместить почти с любой методологией, чтобы ускорить разработку программного обеспечения и сделать ее эффективнее.

Поскольку количество задач в колонках Kanban-доски ограничено, время выполнения каждой меньше зависит от внеплановых работ и завалов. Для всех задач можно измерить среднее время выполнения и сделать разработку более предсказуемой и удобной в планировании. Кроме того, это позволяет выявить проблемы и сложности, замедляющие работу, и избавиться от них.

Важнейшее преимущество Kanban’а — наглядность. Видно не только то, какие задачи выполнены, находятся в разработке или ждут своего часа, но и насколько загружены разработчики. На доске можно выделить для каждого программиста или рабочей группы свою строку. Тогда Kanban-карточки размещают в соответствующей колонке и строке, назначая задачу конкретным сотрудникам.

Еще один прием — разбивать доску на технологические этапы. Разработка программы часто проходит через несколько стадий:

постановка задачи (разработка технического задания),
создание кода,
тестирование,
сборка рабочей программы,
передача пользователю.

В крупных компаниях над этими этапами работают отдельные команды специалистов: технические писатели формулируют требования, спецификации и техзадания, разработчики заняты только производством кода, тестировщики — его проверкой на работоспособность и соответствие требованиям.

Создайте на Kanban-доске колонки, соответствующие каждому этапу, и будет легче определить, как движутся задачи в рабочих группах, насколько специалисты загружены и не «провисает» ли работа над проектом.

Ошибки при использовании метода

Несмотря на прозрачность и простоту восприятия, некоторые команды совершают ошибки при внедрении Kanban-технологии в рабочие процессы. Из-за этого инструмент не работает должным образом, не оправдывая возложенные на него надежды. Часто это происходит по следующим причинам:

Сотрудники не понимают, в чём заключается суть методики,зачем нужны карточки и как их заполнение влияет на скорость работы над проектом.
Не соблюдаются сроки, установленные для выполнения каждого задания. Из-за этого возникают переработки. Количество карточек увеличивается, теряется смысл многих из них.
Не своевременно меняются статусы задач. После завершения этапа карточка по прежнему остаётся на своём месте. Это мешает отследить реальную загруженность участников, вводит в заблуждение других участников команды.
Задачи не группируются по приоритетам. По этой причине действительно важные и серьёзные задания могут отодвигаться «на задний план» и теряться среди второстепенных задач.
Отсутствует полноценное общение с командой. Это мешает улучшить работу, ухудшает взаимопонимание между участниками рабочего процесса. Каждый должен иметь возможность внести свои предложения по проекту. И они обязательно должны быть услышаны остальными участниками.

Как помогает визуализация

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

Пример

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи

Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

Пример

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

Канбан в создании и развитии продуктов

Разработка продукта — сложный и динамичный процесс с множеством неизвестных

При этом почти в каждом продукте будет много стейкхолдеров: не важно, стартап это или корпорация. И все эти стейкхолдеры чего-то хотят, у каждого свои ожидания от продукта.

Причем большинство стейкхолдеров думает, что их пожелания намного важнее, чем хотелки других стейкхолдеров, а значит, их задачи должны быть приоритетными и выполняться как можно быстрее. И раз все хотят получить результат как можно быстрее, продуктовая разработка переходит в бесконечный авральный режим.

В такой ситуации менеджеры продуктов ломают голову, как научиться аргументировано управлять ожиданиями стейкхолдеров и выстроить прозрачный процесс, чтобы стейкхолдерам было понятно, что именно мы сейчас делаем и какая производительность команды. Авральная разработка может убить доверие и даже привести к потере клиентов.

Канбан помогает работать над процессами сразу по трем направлениям:

Избавить от проблем с появлением ложных ожиданий и бессистемной смены приоритетов — он дает инструменты, которые позволяют понять, как движется работа.
Выстроить предсказуемый процесс поставки — потому что с помощью метрик мы можем анализировать возможности команды.
Управлять потоком задач и улучшать его — благодаря этому мы сможем сокращать время выполнения.

1. Йо Канбан (Интернет): Канбан и доска для работы в произвольной форме

В офисе часть доски часто выступает в роли доски канбан. Но затем вы получаете все это дополнительное пустое пространство для заметок, липких заметок поверх того, что написано на карточке, держите рядом карточки, которые еще не заслуживают места на доске, и воплощаете другие идеи. Yo Kanban, наконец, воссоздает это для Интернета, предоставляя вам больше места, чем Trello и другие доски Kanban.

Таким образом, на чистый холст произвольной формы вы можете добавлять доски (или столбцы), карточки и заметки в любом месте. Yo Kanban также включает в себя дорожки или горизонтальные столбцы Kanban для разделения двух частей одного рабочего процесса. Размер столбцов и дорожек можно изменять, а также карточек и заметок. Каждая карточка содержит дополнительную информацию, комментарии и возможность назначить ее члену команды.

Удивительно, но бесплатная версия Yo Kanban предлагает все эти функции. Если вы не крупная компания, вы не почувствуете необходимости платить за Yo Kanban.

Йо-канбан – это приятный побег из жестких структур большинства канбан-досок. Позволяя вам взаимодействовать с пространством вокруг столбцов, а также изменять размер и реструктурировать столбцы, он коренным образом меняет то, как вы используете доску канбан. Это больше похоже на реальную жизнь, и ее стоит попробовать, даже если вы уже пользуетесь канбаном. Если вам это нравится, вы можете легко импортировать существующие доски канбан в приложение.

Ценности системы Канбан

Прозрачность,
Баланс,
Сотрудничество,
Клиентоориентированность,
Поток,
Лидерство,
Согласие,
Уважение,
Понимание.

В системе действуют несколько основных правил и принципов:

Визуализация рабочего процесса, что помогает видеть реальную загрузку и своевременно ее регулировать.
Начинайте с той ситуации, которая есть сейчас.
Договоритесь заранее об этапах прогресса.
Ограниченное количество задач для активной работы. Чем больше задач в работе, тем меньше вероятность, что все они будут выполнены качественно. Это как жонглер с тарелочками, чем больше тарелочек – тем больше вероятность падения.
Уменьшайте количество незавершенных задач.
Уточняйте заранее потребности и ожидания клиента.
Управляйте работой и давайте сотрудникам возможность организоваться самостоятельно.
Соблюдайте правила, чтобы улучшать результаты.
Практикуйте петли обратной связи.
Совершенствуйте систему и добивайтесь большего прогресса.

А что насчет ограничений в других колонках?

Колонка «Готово» свободна от лимитов — чем больше работы сделано, тем лучше!

Есть ли смысл накладывать ограничения на колонку «В ожидании», где скапливаются задачи, к которым разработчик еще не приступал, и нужна ли она вообще? Ведь Agile-методологии подразумевают постоянное общение с заказчиком — новые задачи можно получать, когда завершена предыдущая.

И все-таки иметь небольшой «буфер» задач полезно. У них может быть разный приоритет и сложность

Сегодня заказчику хочется изменить дизайн элементов управления во всей программе: эта задача явно отнимет приличное время, хотя не является критически важной для работы пользователя. А завтра он вспомнит, что срочно нужен отчет по продажам — небольшой и не очень сложный

Но разработчик уже взялся за дизайн, и на Kanban-доске нет места для новой задачи.

Если бы обе задачи висели на доске в графе «В ожидании», разработчик взялся бы сначала за более важную, а незначительные, но объемные правки отложил на свободное время.

Колонку «В ожидании» тоже можно ограничить удобным для разработчика и заказчика количеством задач. Заказчик может заменять задачи: чтобы разместить срочную в заполненной колонке, надо убрать менее важную.

7. Керика

Доски задач Kerika позволяют вам узнать несколько вещей о проекте одним взглядом. Смотрите дату последней модификации, а также количество и имена пользователей, имеющих доступ.

В дополнение к предоставлению места для задач, Kerika имеет виртуальные доски, которые упрощают мозговые штурмы. Он также предоставляет встроенные окна чата для всех идей и обязанностей. Затем взвешивание чего-то конкретного — безболезненный процесс.

А как насчет файловых вложений для проектов? Керика тоже это прикрыла. Совместимо с Google Drive и Box, Kerika автоматически загружает вложения в эти сервисы для вас. Все члены команды, которые их получают, получают права на чтение и запись.

При использовании расширения Chrome вы видите чаты как электронные письма. Ответьте из своего почтового ящика и посмотрите, как ввод появляется на доске Kerika. Вы также можете установить смарт-уведомления. Они держат вас в курсе прогресса, не отправляя ненужного контента.

При работе с досками Kanban, содержащими сотни карт, используйте функции тегов и поиска, чтобы найти то, что вам нужно в считанные секунды. Вы даже можете экспортировать доски Kanban из Chrome в Excel.

Скачать: Kerika для Chrome (бесплатно, премиум, начиная с $ 7 / пользователь / месяц)

Trello

Приложение предназначено для планирования задач. Интерфейс представляет доску со столбцами: «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно.

Бесплатно доступен почти полный функционал Kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объему вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны.

Недостатки: нет функций WIP limits и Swimlanes.

Инструмент прост в обращении, подойдет для командного и индивидуального использования. Прежде всего, в нем будут заинтересованы те, кому потребуются базовые функции Kanban.

Условия использования: в версии Business Class (9,99$ в месяц) доступно неограниченное количество досок для команды, карточек и списков, размер вложений — 250 МБ. Существует Enterprise за 17,5$ в месяц.

Заключение

При помощи цифровых приложений, поддерживающих метод Канбан, можно контролировать каждый этап работы над проектом, обеспечить равномерную нагрузку исполнителей. Данный инструмент тайм-менеджмента помогает сосредоточиться на достижении ключевых целей, организовать эффективную работу в команде. Какой сервис лучше — зависит от специфики бизнеса и личных предпочтений. Если вам нужна персональная канбан-доска, скачать большинство приложений можно бесплатно.

Что такое канбан-доска?

Михаил Калашников

Канбан-доска — инструмент визуализации процесса выполнения задач. Она состоит из колонок и карточек, которые перемещаются между колонками в соответствии с этапами выполнения задач. Это помогает лучше понимать процесс выполнения задач, ускоряет работу и позволяет быстрее реагировать на изменения в процессе работы.

Как использовать канбан-доску для управления проектами?