Навигация

Зачем нужен управленческий учет

Представьте себе производственно-торговую компанию, выросшую из небольшого частного бизнеса, где учредители сами считали объемы выпуска продукции и себестоимость, что называется, «на коленке». Ежедневно они проводили совещания в небольшом коллективе и знали, сколько продукции заказал тот или иной клиент, какие условия оплаты у него по договору и сколько товара осталось после отгрузки на складе. Бухгалтер в этой компании тоже попался толковый, вел бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывался вовремя перед налоговой. И ни у кого в такой связке не возникало претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос.

Все бы хорошо, но компания увеличилась до таких оборотов, что

• менеджеры по продажам ежедневно продавали не один, а сто заказов,
• был сформирован целый отдел закупок, который обеспечивал остатки товара на складах,
• появились бухгалтеры на участках – касса, запасы, зарплата и так далее,
• возникли обособленные подразделения в регионах, оргструктура которых повторяла центральный офис.

При новом масштабе, естественно, собственники не могли самостоятельно контролировать все участки бизнеса, да и не хотели. Теперь за работу отвечали приглашенные топ-менеджеры. Но вот беда, каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а межотдельные коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки этих таблиц по электронной почте.

При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:

• какова маржинальность производимой продукции и сколько продукции нужно продать, чтобы достичь точки безубыточности;
• сколько и какой продукции нужно продать, чтобы достигнуть целей по прибыли, поставленных перед компанией на этот год;
• какой магазин работает хуже, а какой лучше и почему;
• что для компании выгоднее – продавать в розницу, оптом, в интернете или в магазине;
• превышают ли наши остатки на складах оптимальные, и, может быть, стоит скорректировать закупочную политику;
• сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции в Москве, Санкт-Петербурге, другом городе;
• а может нам следует закрыть обособленное подразделение в Екатеринбурге, как нерентабельное;
• основываясь на каких показателях, мы сформируем бюджет следующего года;
• и другие.

Обычно в этот момент перед собственниками и топ-менеджерами встает вопрос о внедрении управленческого учета, как новой философии функционирования предприятия, где все бизнес-процессы объединены одной целью – получить прозрачную и управляемую деятельность, где каждая итоговая цифра может быть расшифрована по нажатию нескольких кнопок.

Управленческий учет – это система сбора и структурированного внесения информации о хозяйственной деятельности предприятия, призванная облегчить контроль над предприятием  и принятие управленческих решений.

Сознательные собственники настаивают на ведении управленческого учета с начала функционирования предприятия, но никогда не бывает поздно внедрить управленческий учет с нуля даже в крупном бизнесе.

Из личного опыта

Меня пригласили участвовать в проекте внедрения управленческого учета с нуля в российскую группу компаний, которую недавно приобрел немецкий холдинг «Билфингер».

Положение дел было следующим.

Российская группа занималась обслуживанием коммерческой недвижимости в Москве и многих других городах России, Казахстана, Украины. Среди направлений деятельности были – непосредственно инженерная эксплуатация здания, строительный консалтинг, инфраструктурный менеджмент, написание технических документаций и заключений, разовые строительные проекты.

В каждом крупном регионе присутствия было открыто дочернее ООО, базы всех обществ велись в «1С:Бухгалтерии». Аналитиками учета были только статьи затрат на затратных счетах и номенклатурные группы, а именно инженерная эксплуатация и далее по списку.

Материнской же компании требовалась управленческая отчетность в разрезе клиентов, обслуживаемых зданий, статей затрат из плана счетов МСФО, да еще и нужно было разделить длительные контракты (например, годовые с ежемесячным закрытием) и разовые дополнительные проекты. Веселее работу делало то, что информацию нужно было предоставлять на третий рабочий день после окончания отчетного периода.

Сказать, что российские реалии ведения бухгалтерского учета не укладывались в необходимую детализацию и необходимые сроки – это не сказать ничего.

Собственно поэтому материнская компания настояла на приеме на работу технически подкованного финансового директора и старте программы внедрения управленческого учета.

Какие есть виды управленческого учёта

Видов управленческого учёта много. Чаще всего компании пользуются производственным, маржинальным, бюджетным и стратегическим учётом. Разберём каждый вид подробнее.

Производственный учёт — сбор данных, анализ, прогнозирование и контроль себестоимости производимых товаров, работ или услуг. Он помогает понять, сколько стоит производство каждого вида продукции, выявить динамику, понять причины текущих изменений, сделать прогнозы изменения затрат, принять решение о прекращении производства или начале выпуска какого-то вида продукции.

Для ведения управленческого производственного учёта все затраты обычно разделяют:

• по месту возникновения, или центру затрат, — например, они могут возникнуть в производственном цехе, цехе сборки, транспортном цехе;
• по видам расходов — например, существуют расходы на материалы, оплату труда, ремонт оборудования;
• по объекту учёта — можно учитывать единицы каждого вида сырья, полуфабриката или готового товара либо услуги.

Виды затрат компания определяет в соответствии со своим циклом производства.

Маржинальный учёт нужен, чтобы определить доходность бизнеса в целом, а также доходность отдельных видов деятельности или продукции, работ и услуг. Для этого рассчитывают маржинальный доход — разницу между выручкой и переменными затратами.

Такой вид учёта помогает управлять ценообразованием и принимать решения о прекращении или развитии деятельности разных видов. А ещё он позволяет найти точку безубыточности — минимальный объём продаж, который нужен для покрытия постоянных расходов.

Бюджетный учёт помогает предсказывать результаты деятельности компании. Его основная цель — повысить эффективность работы на каждом этапе.

Для этого проводят бюджетирование деятельности всей компании и её подразделений. Бюджетированием называют разработку бюджета: распределение ресурсов так, чтобы использовать их максимально эффективно. В рамках учёта устанавливают KPI и контролируют исполнение бюджета — это позволяет понять, сколько денег компании понадобится в будущем.

Стратегический учёт — сбор данных, которые нужны для определения долгосрочных целей развития компании. При нём используют не только внутреннюю, но и внешнюю информацию. Это могут быть сведения о динамике рынка, действиях конкурентов, изменениях в законодательстве, об экономической и политической ситуации, об инновациях и технологиях, которые влияют на рынок.

План-факт отслеживается в реальном времени

Без контроля бюджетирование превращается в бюрократическое упражнение. По нашим данным, в среднем компании анализируют план-факт раз в 1,5 месяца. Может показаться, что этого достаточно. Допустим, за этот период произошли перерасходы по статьям, подразделениям и проектам. Как следствие, предприятию придётся пересмотреть планы, искать выход из ситуации.

В сервисах управленческого контроля план-факт заполняется автоматически. Сотрудники вводят данные, и они попадают в дашборд. При необходимости фильтры позволят отследить подразделения компании. Программа учитывает статьи, по которым есть платежи, даже если по ним не был заполнен бюджет.

Плюсы бюджетирования

Трудно представить сценарий при котором бюджетирование противопоказано предприятию или производству. Когда человек открывает счёт в банке, то сразу устанавливает приложение — чтобы следить за расходами, поступлением денег и устанавливать финансовые цели. С бизнесом похожая логика.

Можно выделить три главных преимущества бюджетирования:

Денежные потоки становятся прозрачными

В большинстве компаний договоры распределены по времени, а обязательные платежи фиксированы по датам. Это создаёт дисбаланс: вроде бы денег должно быть много, но они постоянно куда-то уходят.

Графики обязательных платежей наглядно показывают обязательства бизнеса. При поступлении денег статистика меняется в реальном времени.

Стандартная визуализация бюджета в виде таблиц не всегда позволяет взглянуть на ситуацию в целом. Поэтому бизнес чаще обращается к системам управленческого учёта.

Допустим, у предприятия есть ряд обязательств. Обязательные платежи вроде аренды можно запланировать на год вперёд. Прочие платежи выстраиваются по приоритетности. Это поможет понять, какую оплату провести в первую очередь, и защитит компанию от трат средств без ведома руководителя.

План-факт отслеживается в реальном времени

Без контроля бюджетирование превращается в бюрократическое упражнение. По нашим данным, в среднем компании анализируют план-факт раз в 1,5 месяца. Может показаться, что этого достаточно. Допустим, за этот период произошли перерасходы по статьям, подразделениям и проектам. Как следствие, предприятию придётся пересмотреть планы, искать выход из ситуации.

В сервисах управленческого контроля план-факт заполняется автоматически. Сотрудники вводят данные, и они попадают в дашборд. При необходимости фильтры позволят отследить подразделения компании. Программа учитывает статьи, по которым есть платежи, даже если по ним не был заполнен бюджет.  

В компании выстраивается управленческий учёт

Управленческий учёт вводится по инициативе бизнеса, чтобы видеть «общую картинку» по всем счетам и юридическим лицам. Бюджетирование и управленческий учёт дополняют друг друга — оба помогают управлять финансовыми потоками. Бюджетирование в таком случае позволит не только навести порядок в имеющихся ресурсах, но и четко спрогнозировать их поступление в будущем.

Представим, что к руководителю пришёл начальник отдела — нужно больше денег в следующем месяце. Возникают вопросы: есть ли ресурсы, почему нельзя обойтись согласованным бюджетом, какие показатели демонстрировал отдел и т.д. Без бюджетирования сведение отчётов заняло бы слишком много времени. Однако с ним у руководителя будет оперативная визуализация нужной информации.

С бюджетным планированием всегда лучше, чем без него. Это вопрос распределения ресурсов. Если предприятие не следит за деньгами, их часть неизбежно будет растворяться. 

Выбор программного обеспечения

Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.

Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и  процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.

Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.

Из личного опыта

Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.

Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.

Еще одной особенностью нашего бизнеса было формирование себестоимости на 20 счете и потом его закрытие на 90-й, ведь бизнес по сути был – услуги. В этой логике классическая связка «1С:Управление производственным предприятием» {Заказ покупателя – Заказ в производство – Заказ поставщику} была чрезмерна для наших бизнес- процессов, поэтому мы доработали механизм закрытия и формировали себестоимость прямо на заказ покупателя.

Доработкой было также и создание формы коммерческого предложения для дополнительных работ, а потом формирование из нее заказа покупателю.

Были доработаны табели и кадровое делопроизводство с тем, чтобы персонал можно было принимать по управленческому учету на конкретный ЦФО – здание, и можно было переводить между зданиями и формировать табели в разрезе ЦФО, а не только отдела эксплуатации.

Была проделана большая работа.

Оговорюсь по срокам: мы начали проект в сентябре, разрабатывали майнд-меп и объединяли базы в «1С:Управление производственным предприятием» вплоть до декабря, а с января начали вести учет по-новому. При этом январь – март мы вели сами в офисе, не посвящая в новости производственный персонал на местах, а с апреля начали потихоньку подтягивать пользователей в систему.

CRM Аспро.Cloud

Финансовый анализ проводится на основании кассового метода. При учете платежей используются реальные даты. При помощи этого сервиса вы сможете следить за движением средств внутри нескольких компаний и счетов, а также разделять поступления и выплаты на разные проекты и категории. Данные в сервисе вносятся вручную. Можно производить загрузку банковских выписок, а также синхронизировать сервис с другими инструментами Flowlu. Вся статистика представлена в виде диаграмм. Вам будет доступен один отчет с движением средств, по которым отслеживается прибыль и расходы.  

Вывод:

Какой бы вы не выбрали сервис управленческого учета, любой из них будет иметь положительные и негативные составляющие. Разработчики этих платформ никогда не смогут учесть все разнообразие опций, а также скорость изменения финансовой конъектуры в настоящее время. Поэтому для выбора сервиса вам необходимо оценить все решения, которые предлагает программа, в контексте тех задач, которых вы хотите достигнуть в учете финансов компании. Для лучшего ознакомления с сервисом недостаточно просто прочитать обзор. Если программа предоставляет возможность тестового периода использования, то это хороший способ оценить ее удобство и функционал.   

Результаты изучения

Название	Платформы	Интегральная оценка (от 1 до 5)
CoinKeeper	Android, iOs, Web	2
Home Budget	Android, iOs, Windows, Mac	2,6
Wallet	Android, iOs, Web	2,8
Monefy	Android, iOs, Windows	1
MoneyWiz 2	Android, iOs, Windows, Mac	3,8
EasyFinance	Android, iOs, Web	1,8
HomeMoney	Android, iOs, Web	1,6
FinPix	Android	2,4
Домашняя бухгалтерия	Android, iOs, Windows	—
Finance PM	Android, Web	—
Money Manager	Android	—
Bluecoins	Android	—
ClevMoney	Android	2,6
Менеджер расходов	Android	3,6
Expense (iSaveMoney)	Android	—
Блиц бюджет	Android, Web	—
Смарт чеки	Android, iOs	—
Alzex finance	Android, iOs, Windows	—
Монитор финансов — расходы и доходы	Android, iOs	—
Cash Ogranizer Inesoft (мое старое приложение)	Android, iOs, Windows, Mac, Web	2,2
Cash Organizer Tritit (новая версия того же приложения)	Android, iOs, Windows, Mac, Web	2,4

1. По гибкости учета на первом месте cash organizer и Money Wiz 2. В остальных содержатся различные ограничения, однако в ряде случаев с ними вполне можно работать.
2. В плане удобства внесения данных идеального для себя варианта я не нашел, но ближе всего к нему приблизились приложения Wallet, FinPix и Expense Manager (менеджер расходов). Особенно хочу отметить приложение Wallet, в котором содержится уникальная фишка: автоматический импорт данных из csv файла, отправленного на специальную почту. Позволяет делать интересные настройки с помощью дополнительных приложений для автоматизации, таких как Tasker. Не хватает только аналогичной функции, работающей локально.
3. По качеству и гибкости отчетности идеальные приложения: Money Wiz 2 и ClevMoney.
4. С точки зрения аналитических инструментов ситуация довольна печальная. В большинстве приложений отсутствуют какие-либо инструменты, упрощающие прогнозирование. Даже такая, на мой взгляд, элементарная функция, как указание процентной ставки по вкладу и срока с автоматическим созданием планового поступления нашлась только в одном приложении из всех. Всего же только 4 приложения сдвинулись с мертвой точки в плане аналитики. Наиболее интересным в этом плане мне показалось приложение Expense Manager (менеджер расходов). Также интересные инструменты есть в приложении Money Wiz 2, но они рассчитаны в основном на торговлю ценными бумагами, а учет процентной ставки по вкладу там отсутствует (хотя на форуме разработчики пишут, что планируют добавить в будущем).
5. У меня изначально был критерий «контроль платежей и сумм». Я думал, что найду инструмент контроля корректности начисления и получения различных поступлений: зарплаты (с учетом отпусков и премий), кешбэка, процентов по вкладам и прочим инвестициям. Но ни в одном приложении не оказалось таких инструментов. В итоге я сократил требования до напоминаний о регулярных платежах и долгах. В этом плане лучше всех себя проявили приложения Wallet и Money Wiz 2.
6. Реализация бэкапа мне везде показалась не идеальной, но лучше всего осуществлена в приложениях Expense Manager (менеджер расходов), ClevMoney и Home Budget.

Что такое управленческий учёт и чем он отличается от бухгалтерского и налогового учёта

Управленческий учёт — система сбора, хранения, представления и структурирования информации для принятия управленческих решений. Ведение учёта позволяет собрать финансовую и нефинансовую информацию из внутренних и внешних источников, детализировать её до нужной степени и предоставить лицам, принимающим решения, — например, генеральному директору компании.

Вот как это работает. Допустим, в компании собирают данные о разных группах товаров: например, сведения о расходах на производство, затратах на маркетинг, выручке от продаж, стоимости обслуживания заказов, текущем и потенциальном спросе. Анализируя эти данные, руководитель понимает, что одна группа товаров приносит прибыль, а другая убыточна, и принимает решение убрать из ассортимента убыточные товары. Благодаря этому прибыль компании растёт.

Существует ещё бухгалтерский и налоговый учёт.

• Бухгалтерский учёт — это формирование систематизированной информации о фактах хозяйственной деятельности, активах и обязательствах, доходах и расходах, источниках финансирования. На основе этой информации составляют бухгалтерскую и финансовую отчётность.
• Налоговый учёт — система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов. Первичными называют документы, которые подтверждают факты хозяйственной деятельности компании: например, акты приёма-передачи, накладные, платёжные поручения и кассовые чеки.

Управленческий учёт значительно отличается от бухгалтерского и налогового учёта. Вот его главные отличия.

Вести управленческий учёт не обязательно. По закону компании обязаны вести бухгалтерский и налоговый учёт и предоставлять бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации государственным органам. Ведение управленческого учёта не обязательно, компании могут работать и без него.

Отчёты составляют для внутренних пользователей. Компания передаёт бухгалтерскую и налоговую отчётность государственным органам и третьим лицам — например, кредитным учреждениям и контрагентам. Данные, полученные в рамках управленческого учёта, часто являются коммерческой тайной, поэтому их предоставляют только внутренним пользователям — лицам, принимающим управленческие решения.

При учёте используют прогнозную информацию. Бухгалтерская и налоговая отчётность основаны на исторических данных — они отражают то, что уже произошло. Управленческий учёт работает не только с исторической информацией, но и с прогнозами. Они нужны для долгосрочного планирования деятельности компании.

Компания сама устанавливает правила учёта. Правила ведения бухгалтерского и налогового учёта, формы отчётности, отчётные периоды и сроки сдачи документов определяет законодатель. Например, порядок учёта доходов и расходов при расчёте налогов чётко установлен. Отклоняться от правил нельзя — это может привести к административной или даже уголовной ответственности.

Правила ведения управленческого учёта разрабатывает сама компания. Она определяет:

• на каких участках деятельности вести учёт — его могут внедрить для продаж, склада, логистики, маркетинга и так далее;
• какими будут отчёты и когда их нужно составлять;
• насколько сильно нужно детализировать отчёты;
• какие единицы измерения использовать для отчётности.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность составляют только в денежных единицах. Управленческие отчёты можно составлять в натуральных единицах — например, указывая данные о количестве обработанных заявок, сроках отсрочки платежа, процентах вовремя полученных документов.

Финансы: автоматизируем и упрощаем

Для того чтобы оценить преимущества использования программы, не нужно ждать конца отчетного периода — уже на следующий день после начала работы можно убедиться в ее эффективности. В любой момент можно зайти в систему и увидеть все расходы, доходы и перемещения денег в компании. Достаточно задать необходимые параметры — и отчет за любой период будет сделан в течение нескольких минут. А самое главное, все это без отрыва от основных бизнес-процессов компании.

Система управленческого учета может быть настроена в соответствии с особенностями деятельности компании, что позволит оптимально распределять бюджет и точно планировать расходы и прибыли. С помощью простых инструментов можно решать следующие задачи:

Вносить в программу все финансовые операции с деньгами

Важно, что это могут делать сотрудники с ограниченными правами доступа, что значительно ускоряет все процессы и позволяет получать самую оперативную информацию.
Формировать отчеты и сортировать их по необходимым параметрам, например, типам счетов, дате, контрагентам и пр. Стоит один раз создать шаблон – и в следующем месяце вам достаточно изменить данные и нажать одну кнопку

Это значительно сэкономит время и разом решит ряд других вопросов.
Вести базу сотрудников. Личная карточка в Мегаплане — не просто имя, фамилия, возраст и фото, в ней отражены: бонусы и штрафы, просроченные задачи, ближайший отпуск, зарплаты и многое другое, что сделает работу намного прозрачнее и проще.
Создавать организационную структуру компании и определять зоны ответственности каждого. Все четко и прозрачно, всегда ясно, кто чем занимается, кому можно задать тот или иной вопрос.
Вести корпоративную переписку, не выходя из программы учета. При этом в Мегаплане множество дополнительных функций, делающих работу еще проще.
Хранить и делиться документами и файлами. Забудьте о регулярных постоянных поисках нужной формы или распоряжения — инструменты от Мегаплана позволят решить этот вопрос гораздо проще.

Мегаплан обо всем напомнит, все рассчитает и поможет сделать удачные инвестиции. Своевременное погашение процентов по кредитам, отчисление в страховой фонд, начисление заработной платы — все финансовые операции обретут упорядоченность.

Работать в системе финансового учета вы можете с любой точки планеты. И при этом не стоит опасаться на надежность и сохранность информации. Мы обеспечиваем несколько уровней защиты: все данные передаются по защищенным каналам, а физический доступ к удаленным серверам имеет ограниченное количество сотрудников. Все данные с Мегаплана дублируются на другой сервер — вы можете быть уверены, что в любой момент можете восстановить любую утерянную информацию.

Для того чтобы начать пользоваться продуктом, достаточно затратить 30 секунд на регистрацию на сайте, и в течение месяца вам будет доступен бесплатный доступ. Интерфейс настолько простой и понятный, что освоить его можно всего за 15 минут. В Финансах есть все для учета денежных потоков в компании. А если вам понадобится еще больше возможностей для управления и контроля — вы всегда сможете перейти на более мощный продукт от Мегаплана. И при этом вам не нужно переносить информацию, достаточно дополнить системы автоматизации бизнеса новыми модулями.

Развиваться вместе с Мегапланом просто и удобно!

Сводная информация финансового анализа

Показатели финансового анализа доступны пользователю на карточке компании (вкладке «Сводка» ) в блоке «Финансы на конец 2019 года».

Блок “Финансы на конец 2019 года”

Статистическая оценка отчётности предназначена для определения возможности банкротства компании в ближайшее время. Система Контур.Фокус проводит оценку кредитных рисков, исходя исключительно из данных бухгалтерской отчётности. Оценка ставится по шкале от 0 до 100 баллов, где максимальное значение обозначает минимальный риск банкротства.

Экспертный рейтинг отчётности направлен на комплексную оценку деятельности компании, которая производится на основании усреднённых значений финансовых показателей организации с учётом отрасли. Оценка проставляется буквенным обозначением, расшифровка которого приведена в таблице.

Оценка	Характеристика
AAA	Наивысший уровень кредитоспособности и финансовой устойчивости
AA	Высокий уровень финансового благосостояния, положительно характеризует деятельность компании
A	Умеренно высокий уровень, в целом компания финансово устойчива, но присутствуют негативные факторы
BBB	Умеренный уровень кредитоспособности, значительное влияние на состояние извне
BB	Умеренно низкий уровень, характеризует компанию как зависимую от влияния сторонних факторов и событий
B	Низкий уровень кредитоспособности, говорит о том, что компания может покрыть свои обязательства, однако, состояние неустойчиво
CCC	Очень низкий уровень, имеется вероятность неисполнения своих краткосрочных обязательств
CC	Ещё более низкий уровень, вероятность непогашения обязательств ещё выше чем при «С»
C	Минимальный уровень кредитоспособности, вероятность исполнения своих обязательств минимальна
RD	Компания находится под надзором контролирующих органов
D	Состояние дефолта