Методика getting things done и инструменты для её применения

Что мне не нравится в Evernote?

Достоинства Google Drive, которые я описал выше, являются основными факторами, почему я полностью перешел на этот сервис. Но и сам Evernote каждый день этому способствовал небольшими багами либо недостатками в дизайне. Буквально о трех я вкратце расскажу, они мне запомнились больше всего.

1. Разный дизайн для всех клиентов

Это дико напрягает. Конечно, если вы используете сервис только на одном устройстве – вы привыкли к дизайну и точка. Но я пользуюсь версиями и для Android, и для iOS, и для Mac. Просто посмотрите на преемственность дизайна всех этих версий:

А теперь сравните с дизайном Google Drive для этих систем:

Да, небольшая разница есть, но папки остаются папками везде.

2. Баги форматирования текста

Больше всего меня раздражает один момент. Я часто делаю перечисления чего-то в тексте. Может быть я #неразобрался, но блин, как в Evernote отключить автоматическое создание списков? Как только я вбиваю “1.” – сразу же создается список. Я не хочу этого, я хочу просто отделять пункты циферками. В WordPress списки также создаются автоматически, но если они вам не нужны, один раз нажимаете бекспейс – и форматирование становится обычным. А в Evernote сразу удаляется и циферка.

3. Ошибки синхронизации

Эта проблема встречается не так часто, но иногда контент заметки сохраняется несколько раз в одном файле.

Помни о молоке

Этот последний вариант также является лучшим инструментом в списке на сегодняшний день. Это одно из наиболее полных доступных приложений со списком дел. Вот почему в статье делается вывод, что Remember the Milk — лучшее приложение для создания списка дел. Вы можете создавать подсписки, тегировать, определять приоритеты задач, прикреплять файлы и интегрироваться с другими приложениями.

Помните, что Milk также работает на множестве устройств, включая менее используемые платформы, такие как Apple Watch, Amazon Fire, Blackberry и Linux. Это означает, что вы можете синхронизировать свои списки дел практически в любом месте для мгновенного доступа.

Скачать Remember the Milk для Windows | Mac | Linux | Android | iOS | Blackberry (бесплатно, доступна подписка).

С помощью этих приложений со списком дел, которые могут синхронизироваться, вы можете быть уверены, что ваши списки дел всегда будут под рукой. Независимо от того, какой компьютер, телефон или планшет вы используете, вы можете быть уверены, что ваш список дел обновлен и готов, когда они вам понадобятся.

Список дел — отличный инструмент для упорядочивания вещей, но вы можете максимально использовать их, правильно управляя своим списком. Обратитесь к некоторым статьям на сайте TipsMake.com о советах по управлению списками дел и повышению продуктивности.

Желаю вам найти подходящее приложение!

Самый простой вариант: синхронизировать Google Calendar с Google Task

Как и ожидалось, приложение «Действия в Google» тесно интегрировано с Календарем Google. Если вы хотите узнать больше, вы также можете узнать, как Google Task помогает вам управлять списком дел .

Задача Google не так продвинута, как некоторые другие системы управления задачами в этом списке, но если вам нужно место, чтобы записать свои мысли и увидеть эти даты в календаре, это идеально.

Чтобы получить доступ к Google Task:

1. Перейдите на calendar.google.com .
2. Нажмите Действия в Мои календари на левой боковой панели. Это должно автоматически быть в отдельной категории под Напоминаниями .

Вы также можете нажать на значок «Действия» в правом верхнем углу календаря, который показан ниже красным цветом. Когда вы это сделаете, вы увидите расширенный список мероприятий и напоминания о днях, когда они должны быть выполнены.

Кроме того, вы можете открыть Google Tasks в Gmail. Вы можете найти приложение, щелкнув значок приложения «Действия», чтобы развернуть меню в папке «Входящие». Опять же, он расположен в верхней правой части экрана.

Кроме того, если вы хотите просмотреть мероприятия в натуральную величину, вы можете перейти на mail.google.com/tasks/canvas , где вы будете перенаправлены на ваш календарь с помощью полностью расширенного приложения «Действия». Таким образом, вы больше не получите функциональность, но у вас будет полная карта для работы.

В одном из этих просмотров приложения:

• Нажмите значок редактирования рядом с действием, чтобы добавить дату окончания срока действия.
• После назначения даты окончания срока действия вы увидите активность, отображаемую в календаре Google.
• Вы также можете добавить заметки или «детали» к конкретному виду деятельности.

Это так просто.

Еженедельный обзор

Ещё раз повторю про еженедельный обзор, так как подробно описывал его в прошлой статье.

Он связующий инструмент, который объединяет все три инструмента. Обзор позволяет держать все списки актуальными, постоянно обновлять и заносить новую информацию в систему напоминаний (Google Calendar), хранения данных (Evernote), а так же планировать конкретные задачи и действия в ежедневнике.

Основные задачи еженедельного обзора:

1) Разобрать папку inbox со всеми входящими документами и напоминаниями.

2) Обновить проекты и спланировать новые следующие действия по каждому из них.

Одна из главнейших мыслей Девида Аллена — у каждого проекта должно быть сформировано следующее действие и в обязательном порядке занесено в систему напоминаний, это Google Calendar или месячный (квартальный) план, либо недельный план.

Календарь

GTD не рекомендует выставлять сроки для задач. Причина простая — если вы не выполняете задачи в намеченный срок это создаёт не нужный стресс. Ограниченный по размерам список Буду делать в этом смысле лучше — напрягает меньше.

Но день состоит не только из выполнения задач. Встречи — это время которое вы запланировали для взаимодействия с другими людьми или для себя. События — это то что запланировали другие и вы планируете их посетить. Встречи и события имеют время начала и завершения. Их удобнее вести в календаре.

Одна из наиболее популярных програм для ведения календаря — Google Calendar. Начиная с 5 версии MLO синхронизирует задачи с этим сервисом.

МЛО и Календарь должны быть рядом — у меня могут быть встречи в Календаре которых нет в МЛО

• на Мас
• на планшете

Встроенная двусторонняя синхронизация MLO5<->КалендарьВстречи (события) дублируются в Избранное для подсчёта времени загрузкиЗадачи которые синхронизируются с календарём должны как-о отмечаться в МЛОПротестировать обратную синхронизацию — из Календаря в МЛОПротестировать новый календарь на Мас. В частности — могу ли я в нём сделать Виджет на Мас в одну колонку? И если нет, то на каком рабочем столе его размещать на Мас?Есть ли у меня календарь аналог для планшета?

протестировать обратную синхронизацию — при добавлении в Календарь

Утренняя задача.Слот времени утром для выполнения одной важной для задачи

Использование Evernote на смартфоне

Приложение Evernote может работать на телефоне или планшете, для чего нужно установить на гаджет мобильную версию программы – их имеется три варианта для разных платформ.

Для владельцев Android-устройств скачиваем приложение с Google Play, являющегося официальным магазином для этой ОС. Для смартфонов и планшетов под Windows Phone таким магазином является Microsoft Store, для фанатов яблочного бренда – магазин App Store.

По своему функционалу мобильные приложения ничем не отличаются от десктопной версии, но в силу меньшего размера экрана интерфейс не совпадает, но это технические детали, не имеющие особого значения.

OmniFocus

• Download: iOS | Android app not available
• Pricing: Starts from $39.99 (one-time)

OmniFocus is another great app if you want to apply the GTD method in your workspace. This is great for professionals and students who are looking for organized and task-tracking software. OmniFocus offers a two-week free trial for you to check whether you want to subscribe to it.

OmniFocus has an inbox where you can; capture, forecast, receive custom perspectives for specified data viewing, review projects, and work on projects to get engaged. It helps apply your tasks according to the GTD method.

It has great in-app features that include powerful organizing tools, tags, comments, attachments, and Siri support. OmniFocus is a great solution to GTD that helps in adding tasks and categorizing them according to your requirements.

This also includes customizations, template views, and more.

Key Features

• OmniFocus comes with a powerful feature of forecasting, projects, and tagging. You can plan for your whole week’s tasks.
• There are custom perspectives, allowing you to create new ways to see your data by grouping and filtering projects.
• There are customizable sidebars and home screens. It lets you organize your perspectives and tools.
• Your notes can be attached to your tasks for giving the info you need as you work.
• There is a forecast view that shows your upcoming projects and tasks in order.
• OmniFocus allows the syncing of your data across devices, which helps in better accessibility but also end-to-end encryption for secure data.

Pricing

OmniFocus costs $39.99/one-time/user for Mac and $79.99 for Mac Pro with features such as inbox, forecast view, syncing, template views, and more.

Задачи

Может организовать рабочие материалы
Evernote

Google Keep

Приложение позволяет организовать все рабочие материалы в проекты и папки.

Имеет функцию сортировки задач
Evernote

Google Keep

Задачи в списках могут быть отсортированы по различным критериям, например по времени или по приоритету.

Пометки для планов или дел
Evernote

Google Keep

Пометки помогут вам организовать ваши планы или дела, принимая во внимание расположение и/или вид деятельности. Например: дом, работа, дела, телефонные звонки.

Имеет вариант с повтором задач
Evernote

Google Keep

Некоторые задачи могут быть автоматически перенесены после завершения, что позволяет отслеживать повторяющиеся события, такие как встречи или дни рождения

Задача может быть настроена на повтор ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.

Имеет статус задач
Evernote

Google Keep

Приложение позволяет отмечать состояние ваших задач, такие как «текущие», «отложенные», «выполненные» и т.д.

Имеет записи
Evernote

Google Keep

Приложение позволяет прикреплять длинные тексты к вашим задачам, полезная функция для того, когда необходимо записать много информации о задаче.

Может устанавливать приоритеты
Evernote

Google Keep

Вы можете установить различные приоритеты для ваших задач.

Имеет отслеживание прогресса
Evernote

Google Keep

Приложение позволяет ставить цели и отслеживать прогресс. Вы можете добавлять задачи, устанавливать сроки их выполнения и получать отчеты, чтобы увидеть насколько вы близки к достижению ваших целей.

Имеет срок выполнения задания
Evernote

Google Keep

Вы можете установить дату, когда задание должно быть завершено.

Удаление программы

Удалить Evernote можно штатными средствами используемой операционной системы. Как вариант, можно задействовать специальные утилиты от сторонних производителей, которые могут выполнять эту работу качественнее, удаляя не только саму программу, но и её следы на компьютере (реестр, кэш, куки).

На ПК, работающих под управлением Windows, необходимо запустить «Панель управления» (проще всего – через «Пуск»), выбрать вкладку «Программы и компоненты», а затем в перечне установленных программ найти Evernote, кликнуть на ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Удалить». В Windows 10 то же самое можно сделать по-другому. Здесь имеется служба «Параметры», вызвать которую можно через «Пуск», из «Проводника» или нажав комбинацию Win + I. В окне оснастки выбираем вкладку «Система», а в ней – раздел «Приложения и возможности», после чего откроется список установленных на компьютере программ. Выбираем Evernote и удаляем.

На смартфонах и планшетах процедура удаления приложения также не вызовет трудностей, поскольку производится штатным образом.

Но удаление программы не означает автоматического удаления аккаунта – достаточно установить программу на другом устройстве, и можно работать с блокнотами, зная учётные данные для входа в систему. Если вы решили окончательно избавиться от сервиса, вам нужно знать, как удалить аккаунт Evernote.

Здесь всё немного сложнее. Если вы оформили платную подписку, её нужно отменить. Затем важную информацию, которую вы не хотите потерять, скопируйте на жёсткий диск своего компьютера (позже её можно будет перебросить в облако). Заметки можно сохранять в разных форматах, включая XML, а также HTML. Все остальные блокноты и заметки удаляем вручную (при удалении аккаунта они физически не исчезнут).

Чтобы деактивировать учётную запись, в веб-версии программы заходим в настройки, выбираем раздел «Безопасность», кликаем на кнопке «Сводная информация о безопасности» и затем – на кнопке «Отключение аккаунта Evernote».

ВНИМАНИЕ. Ещё раз напоминаем, что деактивация аккаунта не приводит к его удалению на серверах компании – просто вы уже не сможете войти в свою учётную запись

Для физического удаления аккаунта без возможности его восстановления необходимо отправить соответствующий запрос службе поддержки.

Совместная, но дорогая

В среде приложений для дел Nozbe заслуживает похвалы за предложение кроссплатформенной поддержки, что делает его более универсальным, чем несколько похожих приложений, предназначенных только для Mac и iOS, а именно Things и OmniFocus. Он также привлекателен для тех, кто следит за GTD, из-за его Входящих, категорий и других функций, которые позволяют вам видеть только те задачи, которые вам нужно решать, исходя из текущего контекста.

Однако плата за подписку Nobze довольно высока, учитывая, что почти за ту же цену вы можете получить учетную запись Premium Asana, которая представляет собой нечто большее, чем просто совместное приложение для ведения дел; Это полная система управления работой. Nozbe также не использует Todoist, приложение Editors ‘Choice наряду с Asana, которое поддерживает ввод естественного языка и предлагает настраиваемые темы, в дополнение к другим функциям, которые дают ему преимущество.

Как мы выбираем лучшие приложения для GTD

Все наши обзоры лучших приложений написаны людьми, которые потратили большую часть своей карьеры на использование, тестирование и написание статей о программном обеспечении. Мы проводим десятки часов, исследуя и тестируя приложения, используя каждое приложение так, как оно должно использоваться, и оценивая его по критериям, которые мы установили для данной категории. Нам никогда не платят за размещение в наших статьях информации о каком-либо приложении или за ссылки на какой-либо сайт — мы ценим доверие читателей, которые доверяют нам предлагать достоверные оценки категорий и приложений, которые мы рассматриваем. Все приложения в этом списке отвечают трем основным требованиям. Во-первых, у них есть функции, характерные для GTD, например, возможность добавлять контекст к задачам

Во-вторых, они доступны более чем на одной платформе, потому что важно иметь возможность обратиться к своему списку GTD, где бы вы ни находились

What is the GTD Technique?

Getting Things Done is not a rigid concept, it is a flexible structure that allows increased productivity and work. Down below we have explained The Five Essential Pillars of GTD.

The Five Essential Pillars of GTD

GTD has five basic steps that can help you build the structure of your work and execution process.

1. Capturing: Take a snapshot of your ideas/thoughts/tasks by jotting them down so you don’t forget them later on.
2. Clarifying: You craft a clear understanding of your thoughts turning them into logically executed ideas.
3. Organizing: You structure the ideas according to the priority they need to be executed.
4. Reflecting: Take time to stop and think if there is a better way to complete your task.
5. Engaging: The final step, entails you putting all the other steps into action and completing the task productively.

The purpose of the GTD productivity technique is to provide you with a sense of direction when your work process seems to be chaotic. GTD paves you a path, which enhances the ability for you to create an understanding of how you would like to implement and complete your goals.

These five pillars of the GTD method help you achieve your goals by helping you identify what you:

• Need to do,
• Should do, and
• Consider doing

This system also keeps track of all the tasks you have to complete, whether immediately or later on.

To help you maintain this productive momentum, there are several Getting Things Done (GTD) apps available for both Android and iOS.

Добавьте календарь Google в Outlook

Если на вашем компьютере установлена ​​копия Outlook, вы можете импортировать свои календари Google в приложение. Если все сделано правильно, вам никогда не понадобится использовать веб-приложение Google.

Замечания: Вам нужно повторить этот процесс для каждого отдельного календаря в вашей учетной записи Google.

Во-первых, вам нужно получить личный веб-адрес ICAL вашего Календаря Google (это один из способов поделиться Календарем Google с кем-либо

). Войдите в свой Календарь Google и перейдите к Мои календари> > Дополнительно> Настройки и обмен.

Прокрутите вниз, чтобы интегрировать календарь и скопировать Секретный адрес в формате ICAL адрес.

Затем запустите Outlook и перейдите к Файл> Настройки учетной записи> Настройки учетной записи. В новом окне следуйте интернет-календари> новые и вставьте ICAL-адрес из Google.

Теперь вы увидите некоторые варианты подписки. Дайте календарю подходящее имя, настройте другие варианты в соответствии с вашими требованиями и нажмите Хорошо.

Вы можете найти только что добавленную повестку дня, нажав на значок календаря в левом нижнем углу главного окна Outlook. Вы также можете использовать сторонние приложения для синхронизации Microsoft Outlook с Календарем Google.

,

Asana

• Язык интерфейса: английский

• Отображение задач: kanban-доска, список, календарь

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

Asana — сервис для управления задачами и проектами, запущенный в 2008 году. Позиционируется как инструмент для командной работы над задачами, но его можно использовать и как персональный таск-менеджер. Язык сервиса — английский, но можно выполнить перевод с помощью расширения для Google Chrome Asana — Русская версия. У сервиса Asana есть десктопная версия, а также версии для смартфонов на iOS и Android. Бесплатный пробный период длится 30 дней.

Пользователю при входе в сервис нужно указать, для чего он будет его использовать и какая у него роль в команде, а затем написать задачи. Им присваивается определенный статус, по умолчанию их три (New tasks, Do today или Do later), но можно настроить собственные. 

Работая над задачей, коллеги могут поддерживать коммуникацию в сервисе, обмениваться файлами, составлять списки дел.

Доступно несколько вариантов отображения задач: списком, на kanban-доске или в календаре. 

Доска задач

Календарь с задачами

Список задач

Боковое меню содержить шесть основных вкладок:

1. Home — переход на основную страницу команды.

2. My Tasks — здесь можно посмотреть свои задачи.

3. Inbox — вкладка для обмена сообщениями с коллегами.

4. Reporting — здесь визуализированы данные по работе команды: сколько выполнено задач, сколько не выполнено.

5. Portfolios — позволяет отслеживать работу команды и прогресс в выполнении задач.

6. Goals  — здесь можно поставить цель и отслеживать, на сколько процентов она достигнута.

Основные функции — создание задач, назначение ответственных, расстановка приоритетов, отправка сообщений, приглашение членов команды в проект в Asana, интеграция с различными сервисами, такими как Gmail, Zoom, Slack и т. д. — доступны в бесплатном тарифе. Бесплатной версией можно пользоваться неограниченное время.

Больше функций доступно в платных тарифах:

1. Premium $10,99. Предоставляет доступ к дашборду, созданию форм опроса для членов команды, консоли администратора, позволяет создавать приватные проекты и задачи.

2. Business $24,99. Помимо всех опций, доступных в тарифе Premium, открывается доступ к разделам Portfolios и Goals, расширенным опциям для создания форм, также к интеграциям с сервисами Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau и Power BI.

3. Enterprise. Персонализированный тариф для больших компаний, условия и цена обсуждаются индивидуально.

Выводы

Диагностика сетевых подключений

Если число пользователей, требующих разных прав доступа, никогда не превысит трех (число устройств, напомним, не ограничено), можно присмотреться к Seafile поближе — сервис очень простой и удобный, хотя и ограниченный по функциональности. Если же пользователей может в перспективе стать больше, то начиная с четырех придется платить по 10 долларов в месяц за каждого (!) участника (число внешних пользователей при этом будет неограниченным).

Seafile

Seafile создан китайскими разработчиками и распространяется в исходных кодах. Он позиционируется как средство синхронизации файлов и совместной работы для команд. Seafile, как и OwnCloud, использует центральное хранилище, к которому подключаются клиенты. Серверная часть существует в двух редакциях: Open Source и Professional. Пользователи профессиональной версии, кроме технической поддержки, получают дополнительные функции, такие как возможность использовать Amazon S3 в качестве хранилища файлов, WebDAV, поиск файлов, предварительный просмотр для файлов doc и ppt, масштабирование, повышенную доступность и улучшенную интеграцию с почтой. Профессиональная версия доступна также для персонального использования с ограничением до пяти пользователей. Поскольку Seafile позиционируется не только как сервис файловой синхронизации, но и как средство совместной работы, в нем предусмотрены такие инструменты, как встроенная вики, ведение списков задач, общий доступ к файлам через веб, онлайн-просмотр файлов с дискуссиями, управление учетными записями и группами, поддержка LDAP, обмен сообщениями.

У Seafile очень простой веб-интерфейс

Тем не менее все довольно информативно

Seafile основан на модифицированной под задачи файловой синхронизации модели Git. Основным понятием в Seafile является библиотека (аналог Git-репозитория), которая соответствует группе каталогов. В отличие от Git, файлы разделяются на блоки для более эффективной передачи по сети и хранения. Для начала синхронизации нужно загрузить библиотеку с сервера к себе на диск. При необходимости можно создавать sub-library для подкаталогов. Можно не только давать права пользователям и группам на синхронизацию библиотек, но и открывать общий доступ через веб как к отдельным файлам, так и к каталогам с правами только на чтение или и на чтение, и на запись. В качестве сервера баз данных Seafile может использовать SQLite, MySQL, PostgreSQL, веб-серверы Apache и nginx. Воспользоваться Seafile можно и без установки своего сервера — облачный сервис Seacloud, построенный на основе Seafile, в бесплатном тарифном плане предоставляет 1 Гб бесплатного дискового пространства и 5 Гб включенного трафика. Для оценки возможностей, предоставляемых Seafile, можно ознакомиться с демо-версией.