Автоматизация hr-процессов с помощью российского программного обеспечения. выбираем подходящие решения

Стратегии управления персоналом

Это главное направление формирования профессионального, конкурентоспособного, ответственного и сплоченного кадрового состава организации. Подразумевается, что такой коллектив помогает достигать долгосрочных целей и следовать общей концепции (стратегии) развития предприятия.

Есть две основных характеристики стратегии управления персоналом. Первая — это долгосрочность. Стратегию, предполагающую разработку и изменение психологических установок, мотивации, всей структуры персонала и даже самой системы управления кадрами, нельзя реализовать за короткий срок.

Вторая характеристика — это тесная связь с общей стратегией (концепцией развития) компании, учет факторов внешней и внутренней среды. Изменение последних обязательно влечет модификацию или даже смену стратегии предприятия и требует соответствующих корректировок численности и структуры кадрового состава, его квалификации, навыков, стиля и методов работы.

Существует четыре типа стратегии организации, с которыми тесно связана и современная стратегия управления персоналом:

Предпринимательская стратегия.

Она характерна для компаний, занимающихся новым видом деятельности, в центре внимания которых удовлетворение всех требований заказчика без тщательной проработки последствий. Стратегия управления персоналом в этом случае отличается следующими чертами:

отбор сотрудников, которые готовы рисковать и обладают такими качествами, как инициативность, контактность, нацеленность на долговременную работу;
вознаграждение на конкурентной основе, удовлетворяющее ожидания сотрудника;
оценка по реальным результатам;
неформальное развитие личности, ориентация на наставника;
планирование кадровых перестановок с учетом интересов сотрудников.

Стратегия динамического роста.

В этом случае степень риска значительно меньшая, закладывается фундамент для будущего компании, все решения принимаются на основе сопоставления целей и средств, необходимых для их достижения. Черты кадровой управленческой стратегии таковы:

отбор и расстановка кадров направлены на поиск гибких и лояльных компании сотрудников, готовых рисковать в случае необходимости;
беспристрастное и справедливое вознаграждение;
оценка по четко оговоренным критериям;
акцент на развитии личности в сфере основной деятельности;
планирование перестановок с учетом реальных возможностей компании и различных форм служебного продвижения.

Стратегия прибыльности.

Центром ее внимания является сохранение существующего уровня прибыли предприятия. Этому же подчинена стратегия управления персоналом:

отбор и расстановка кадров максимально жесткие;
вознаграждение, основанное на заслугах, старшинстве и внутрифирменных представлениях о справедливости;
оценка узкая, ориентированная на конкретный результат;
развитие личности — концентрация на развитии в области поставленных задач;
планирование перестановок жесткое, в соответствии с представлениями руководства о целесообразности.

Стратегия ликвидации.

Продажа активов компании с целью устранения убытков. В будущем возможно сокращение штата, поскольку ожидается дальнейшее падение прибыли. Стратегия управления персоналом в этом случае следующая:

набор служащих маловероятен;
оплата основана на заслугах, практически не повышается, без дополнительного стимулирования;
оценка строгая, формальная, в соответствии с управленскими критериями;
развитие и обучение — только в случае служебной необходимости;
продвижение — только для тех, кто имеет требуемые навыки.

Стратегия круговорота.

Основная цель — спасение компании. С целью выживания нередко принимаются меры по сокращению штатов. Управление персоналом имеет следующие характеристики:

отбор персонала — только разносторонне развитые и квалифицированные сотрудники;
оплата по системе стимулов и проверки заслуг;
оценка по результату работы;
обучение — тщательные отбор претендентов на повышение квалификации;
продвижение может иметь различные формы.

Основные функции

Какие фактические действия нужно выполнять для эффективного управления персоналом? Условно их можно разделить на три большие группы:

Поиск и адаптация персонала.
Оперативная работа с персоналом.
Стратегическая работа с персоналом.

Сначала нужно найти людей, которые хотели бы работать на конкретном предприятии, отобрать из претендентов подходящих специалистов, обучить новых сотрудников и ввести их в коллектив, помочь занять в нем свое место. В процессе работы персонал нужно обучать, развивать, оценивать и мотивировать. А еще – формировать кадровый резерв, следить за тем, чтобы каждый специалист был удовлетворен. Всем этим и занимается отдел HR.

Автоматизация отдельных задач и комплексная автоматизация

При внедрении системы автоматизации очень важным вопросом является решение о разделении различных подсистем автоматизации или, наоборот, централизации — внедрения комплексного решения. Современные тенденции развития экономических систем и мировой опыт показывают, что не может существовать единого подхода к решению этой проблемы. У предприятия должна быть свобода выбора одного из этих подходов или их сочетания.

Система программ «1С:Предприятие» предоставляет возможность автоматизации как за счет внедрения отдельных прикладных решений, которые будут работать автономно или интегрироваться с использованием различных механизмов информационного обмена, так и за счет использования комплексных решений. Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются. Комплексные решения эффективнее при сильной увязке различных задач автоматизации и готовности предприятия к формированию единого информационного пространства. Разумеется, на одном предприятии могут применяться и комплексные решения (например, для автоматизации основной деятельности), и обособленные программы (для вспомогательных или независимых задач).

Что такое автоматизация кадровых процессов

Автоматизация работы HR-департамента — это применение информационных технологий для замены ручного труда на машинный. Например, с помощью цифровизации HR-процессов можно увеличить скорость создания и редактирования документов, собрать статистику, проанализировать эффективность проведенных мероприятий, избавить сотрудников от рутины. Единых правил использования программ цифровизации нет — всё индивидуально.

Главная задача автоматизации — разгрузить HR-специалистов, чтобы они успевали выполнить больше сложных задач и не отвлекались на работу, которая по силам компьютерной программе. Поэтому цифровизация HR уместна во всех случаях, когда компьютер может взять на себя функции, не требующие сложных интеллектуальной работы или эмпатии. Например, можно автоматизировать кадровый учет или формирование ежемесячных отчетов, но нельзя поручить технологиям проводить оценку соискателей, обучение/адаптацию персонала или мотивационные тренинги.

Переход на цифровые процессы в сфере HR можно сделать не только с помощью специализированных программ, созданных специально для рекрутинга, но также с помощью технологий более широкого назначения: Microsoft Excel, различных CRM- и ERP-систем, менеджеров задач и сервисов для управления проектами.

«Мини-кадры» – простота и легкость использования

«Мини-кадры» – еще одна известная программа для ведения кадрового учета, знакомая кадровикам также под названиями «Лайтик-Кадры» и «Корс-Кадры». Отличается от остальных программа тем, что предназначена именно для компаний малого бизнеса, так как не способна хранить большие объемы информации.

В то же время утилита имеет большое количество преимуществ: она абсолютно бесплатна и очень легка для понимания и использования в работе. Пароль к программе выдается свободно после заполнения анкеты на официальном сайте.

«Мини-кадры» хранят большой объем информации о сотруднике (основные данные, образование, стаж, предыдущие места работы), легко производят формирование и учет основных кадровых заявлений (на прием, увольнение, отпуск, на командировку).

Программа имеет ряд приятных дополнений, например, красочно напоминает кадровику о круглых датах сотрудника в компании (5, 10 лет) и его дне рождения, что весьма полезно для забывчивых руководителей, а также имеет уникальный режим «Календарь кадровика», позволяющий планировать рабочее время более эффективно.

Автоматизация кадрового учета

автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов;
детальная проработка на всех этапах;
регламентированная отчетность;
гибкая настройка внутренней аналитики.

Разработана с учетом ФЗ-152 «О защите персональных данных».

Также задавайте любые интересующие вас вопросы.

Узнать о ближайшем мероприятии. Накинуть легкомысленный шарфик, закинуть в сумочку флакончик новых духов и зайти в любимую кофейню, — сегодня, милые дамы, вам можно все. Приглашаем вас 19 февраля присоединиться к вебинару по воинскому учету.

Это обязательная часть работы кадровой службы любой организации. Изменений в этой сфере немного, но нюансов хватает. Спасибо! Наш специалист свяжется с вами в течение 30 минут по номеру:

Пример анализа и оптимизации бизнес-процессов

Исходные данные: Предприятие по производству мебели из натурального дерева.

После проведенного анализа бизнес-процессов, стало очевидно, что в компании есть проблемы:

слишком большие сроки поставки, о чем свидетельствуют жалобы клиентов;
производственный отдел регулярно простаивает из-за задержек поставок лакокрасочных материалов (ЛКМ).

На основании выявленных проблем были поставлены цели:

организовать поставку ЛКМ в срок;
ускорить изготовление и поставку готового продукта клиентам до прописанных в договоре 10 дней.

В рамках оптимизации решено предпринять следующие меры:

Геймификация HR

В настоящее время 21% опрошенных компаний внедрили игровые элементы в HR. 69% из них используют геймификацию для обучения и развития сотрудников, 59% — для адаптации работников, 40% — для мотивации. 30% применяют игровые элементы для привлечения новых сотрудников, а 24% — для оценки персонала.

«Тренд сегодняшнего дня — геймификация. По данным нашего опроса, уже 21% компаний начал использовать игровые элементы в работе. Компании используют промоигры, мобильные приложения, социальные сети и чат-боты для того, чтобы искать, обучать, адаптировать и мотивировать сотрудников. Главное, что уже сегодня компании готовы подтвердить, что геймификация действительно помогает привить корпоративные ценности и повысить эффективность сотрудников», — отмечает Олег Ткаченко.

Наиболее частыми решениями для геймификации респонденты назвали обучающие порталы. Их отметили 75% опрошенных компаний. 33% используют промоигры, 26% — мобильные приложения, 39% пользуются социальными сетями, 18% — чат-ботами. По 1% набрали такие решения, как интранет, онлайн-тесты и собственные разработки.

79% респондентов геймификацию не внедрили, при этом 29% из них считают, что в этом нет необходимости, а 24% не нашли поддержку у руководства в этом вопросе. 17% компаний говорят, что для внедрения геймификации у них нет сегодня ресурсов, а у 15% нет бюджета. 9% респондентов заявляют, что не встречают поддержки среди сотрудников. 2% вообще не рассматривали такую возможность, и только 1% планирует в будущем развивать это направление.

Почти половина компаний (45 %), которые уже используют геймификацию в HR, говорит о том, что наблюдает ее положительное влияние и с ее помощью прививает корпоративные ценности. Еще 31% также говорит о положительном воздействии геймификации, поскольку она повышает эффективность сотрудников. 26% респондентов пока особых изменений не заметили. 6% указывают на негативное влияние использования игровых элементов в работе, поскольку не все сотрудники хотят принимать участие в геймификации. Только 3% опрошенных компаний считают, что геймификация отнимает много времени и наносит ущерб рабочим процессам.

Барьеры для автоматизации

Основными проблемами при внедрении любого из блоков HR опрошенные компании называли отсутствие бюджета. Еще одной из самых распространенных проблем, почему компании не автоматизируют HR, стало незнание и неинформированность о наличии на рынке необходимой системы автоматизации. Многие компании заявили, что их все устраивает в текущих процессах, поэтому они ничего не хотят менять. Респонденты ссылались на решение собственника не автоматизировать тот или иной блок, а также говорили, что это долгий и сложный процесс согласования со штаб-квартирой.

Опрошенные также считают, что внедрением систем автоматизации должен заниматься IT-департамент и это отнимает много ресурсов. В среднем около 1% опрошенных компаний отдали все блоки HR на аутсорсинг, поэтому эта задача перед ними не стоит.

Расчет плановой потребности

Для расчета плановых показателей потребности в персонале на основе данных анализа численности реализуются разные методы. Их применение зависит от доступной информации и уровня подготовки ответственного специалиста. Часто применяемые на практике методики приведены в таблице.

Методы определения плановой потребности в персонале
Метод	Описание
Корреляционно-регрессионный	Построение математической зависимости будущего изменения численности от различных факторов. Выражается уравнением регрессии в зависимости от количества влияющих факторов: Чп = a+b×x_1+c×x_2+m×x_n где a — постоянная величина, b,c,m – коэффициенты влияния каждого фактора, х – фактическое значение факторов.
Экспертные оценки	Основывается на мнении опытных специалистов-экспертов. В случае возникновения затруднений в выборе конкретного варианта могут применяться специальные формулы или метод Дэлфи, которые позволят экспертам прийти к единому мнению.
Экстраполяция	Перенос тенденций предыдущих лет на плановые периоды. Прост и дешев в применении, но не позволяет учесть вероятные перемены в будущем.
Балансовый метод	Основан на расчете увязки ресурсов, которыми располагает компания и потребностей в них в плановом периоде.

Метод сравнений

Базируется на анализе аналогичных показателей численности у конкурентов и предприятий в смежных отраслях.

Расчет от достигнутого

Определение плановой численности путем умножения ее фактического значения на плановый индекс или коэффициент изменений.

Общая потребность определяется по формуле:

Оп=Тпч+Дпч

Где:

Оп –потребность в персонале;

Тпч – потребность в привлечении для текущих нужд;

Дпч – необходимость в дополнительном персонале на новые проекты или расширение производства.

Текущая потребность определяется по плановым вакансиям. Дополнительная включает:

Потребность по должностям на расширение производства:
Днп=Чпл-Чкг
где:

Чпл – плановая численность на конец периода;

Чкг – фактическая численность на конец года.
Потребность на естественную убыль:
Дуб = Чсрт×Куб
Чсрт –средняя численность;

Куб – коэффициент убыли.

Какие минусы есть у цифровизации HR-департамента

Системы цифровизации неидеальны в первую очередь тем, что даже самая дорогостоящая программа не может взять на себя все обязанности кадровика. К примеру, не получится автоматизировать точечный подбор специалистов на ключевые должности или проверку резюме на соответствие вакансии. Также система автоматизации HR может помочь при первичном отборе кандидатов, но выбирать сотрудников и формировать офферы придется самостоятельно.

Информационные системы, которые позволяют оцифровать HR-процессы, не всегда могут быть использованы в вашей организации. Например, если вы нашли онлайн-сервис, который способен решить ваши задачи, то может оказаться, что внутренняя политика компании запрещает работать с облачным программным обеспечением, а встроить сервис в защищенный контур компании невозможно. Такое особенно часто встречается в крупных корпорациях.

Цифровизация может не только оказаться бесполезной в решении определенных задач, но и навредить HR-бренду компании. Пример: чат-боты, которые помогают кадровикам собирать первичные данные о соискателях и рассылают им тестовые задания. Такой подход может отпугнуть кандидатов с высокой квалификацией, если в соседней компании им оказывают более теплый прием. Поэтому перед компьютеризацией HR-процессов лучше проконсультироваться со специалистами.

Создание бизнес-процессов на предприятии

Создание бизнес-процессов в компании предполагает структуризацию всего, что задействовано в ходе достижения определенной коммерческой цели: ресурсов, технологий, сроков, информационной составляющей, пространства и т. д. Для этого нужно:

проанализировать текущие бизнес-процессы, разработать для каждого из них описание и модель в формате «как есть»;
построить модель в формате «как должно быть», разработать обновленный бизнес-процесс;
управлять и оптимизировать бизнес-процессы.

Создание

Анализ

На первоначальном этапе важно провести оценку текущих бизнес-процессов. Так становится возможным определить, где происходит дублирование одних и тех же действий разными структурными подразделениями, а также поставить определенные задачи и назначить оптимизационные меры

Анализ необходим, если:

клиенты жалуются на сервис и качество продукта;
не получается исполнять заказы в срок;
слишком длинные бизнес-процессы (более 3-5 манипуляций);
компания тратит слишком много денег на складскую и транспортную логистику;
производственные площади не используются на 100%;
мощности чрезмерно загружены;
запуск в производство нового продукта или смена технологии обходятся слишком дорого.

Анализ проводится путем первоначального описания текущих бизнес-процессов на предприятии.

Когда описывать бизнес-процессы обязательно:

крупное предприятие с большим количеством заявок, клиентов и филиалами;
сложное многоэтапное производство;
расширение компании, постановка новых задач, интенсивное увеличение штата сотрудников;
продажа бизнеса или франшизы, смена руководящего аппарата;
переход заказов из одного отдела в другой;
выполнение работниками одних и тех же действий многократно;
внедрение новых информационных систем.

Когда описывать бизнес-процессы необязательно:

предприятие небольшое с малым количеством сотрудников;
единственная деятельность компании – проектирование, где все проекты отличаются друг от друга;
фирма только открылась, ей предстоит интенсивный рост и изменение всех процессов.

Иногда описание бизнес-процессов путают с должностными инструкциями. Это совершенно разные документы.

В должностной инструкции изложен порядок работы отдельного сотрудника, а в бизнес-процессе – нескольких специалистов, работающих над одним процессом.
Должностная инструкция описывает функции работника, занимающего конкретную должность, а бизнес-процесс содержит цикл операций в рамках выполнения определенной задачи.
Бизнес-процесс имеет конечную цель и требования к результату.

Этапы описания

Существует 2 модели описания бизнес-процессов:

Модель «как есть» (в переводе с английского – as is). Демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые нужно изучить и описать.
Модель «как должно быть» (переводится как to be). Создается исходя из анализа предыдущей модели, если нынешние бизнес-процессы оказываются неэффективными, несовершенными.

Модель «как есть» строится следующим образом:

Собираем команду специалистов, которые задействованы в конкретном бизнес-процессе, в т. ч. аппарат управления.
Собираем все необходимое для входа (информацию о ресурсах, мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения заказов), обозначаем конечный результат.
Формулируем этапы на основании собранных данных в ходе интервью с работниками. Персоналу можно задать такие вопросы:

Какие действия включены в процесс?
Как выполняется действие и где это происходит?
Кто ответственный за конкретную операцию?
Какой результат?
Как понять, что рабочий цикл закончен?
Какие документы сопровождают завершение цикла?
Куда эти документы потом передаются.

Внедрение бизнес-процессов

На предприятии может внедряться как обновленный, улучшенный бизнес-процесс, так и совершенно новый. В обоих случаях можно выделить несколько этапов внедрения:

Внедрение

Ознакомление. Сообщаем коллективу работников о новой системе, вводим в курс дела.

Вовлечение

Рассказываем о преимуществах, акцентируем внимание на выгодах, которые заставят персонал работать эффективнее.

Тестирование. Запускаем программу на одном производственном участке

Еще один вариант проверки: по новому алгоритму может работать один специалист.

Обучение. Если получены положительные результаты A/B-тестирования, обучаем остальных сотрудников работать по новым правила: рассказываем об обязанностях, описываем функционал автоматизированных систем и т. д.

Применение. После обучения всех сотрудников полноценно запускаем бизнес-процесс.

Контроль. Регулярно проверяем, справляется ли персонал с новыми обязанностями, соблюдают ли алгоритм в своей работе. Обязанности по управлению могут быть возложены на руководителей отделов или специально выделенных сотрудников.

FAQ: Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Что такое сервис управления персоналом?

Сервис управления персоналом – это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать и повысить уровень работы HR-менеджеров. Такие системы могут размещать список вакантных должностей на площадках по трудоустройству, отбирать резюме и проводить тестирование претендентов. Ведут базу данных уже сотрудников, рассчитывают зарплату, проводят оценку работы сотрудников по задаваемым условиям и т.д.

2. Что включает в себя управление персоналом?

Главными этапами данного процесса являются:

Кадровое делопроизводство;
Система вознаграждения;
Обучение и развитие;
Планирование, отслеживание и управление распределением и потребностями трудовых ресурсов;
Поиск будущих работников и приспособление к условиям труда;
Проведение оперативной работы с коллективом и отдельными сотрудниками;
Проведение долгосрочной (стратегической) работы с работниками.

Что важно в управлении сотрудниками?. Специалисты Института Гэллапа в книге «12 принципов эффективного руководства» сформулировали 12 принципов управления успешно работающим коллективом:

Специалисты Института Гэллапа в книге «12 принципов эффективного руководства» сформулировали 12 принципов управления успешно работающим коллективом:

Четкое знание профессиональных обязанностей;
Обеспеченность материалами и оборудованием;
Возможность заниматься тем, что получается лучше всего;
Устное поощрение персонала;
Забота о сотруднике как о личности;
Поощрение профессионального роста;
Умение прислушиваться к чужому мнению;
Осознание вклада в общее дело;
Эффект работы в коллективе;
Общение с коллегами;
Оценка профессиональных успехов;
Обучение и профессиональное развитие.

4. Для чего нужна программа управления кадрами?

Программный продукт по управлению кадрами обеспечивает:

Оперативное получение аналитической информации, на основе которой руководитель принимает обоснованные решения по управлению компанией;
Составление бизнес-процессов управления сотрудниками;
Исключение повторного ввода одних и тех же данных в систему разными сотрудниками;
Анализ и планирование затрат на персонал за счет эффективного учета всей информации по сотрудникам компании;
Минимизацию риска финансовых санкций за счет ведение учета в соответствии с законодательством.

5. Когда нужна HR-система?

Основные признаки, что компании нужна HRM-система:

Штат компании превышает 100 сотрудников;
Наблюдается высокая текучесть кадров, долго не закрываются вакансии;
HR-менеджеры выполняют однотипные задачи, которые необходимо автоматизировать;
Система начисления заработной платы зависит от результата работы;
В компании есть удаленные филиалы;
Деятельностью компании связана с образованием, торговлей или производством;
Есть необходимость обучения сотрудников для повышения уровня квалификации.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

В 2019 году рекрутинговая компания Hays исследовала влияние IT-технологий на сферу подбора персонала. В нем участвовали 487 зарубежных и российских компаний. 80% из них внедрили HR-автоматизацию и довольны принятым решением.

На диаграмме ниже представлены области, в которых автоматизация приносит заметные результаты. Значение вертикальной оси – процент компаний, которые получили эффективные результаты после автоматизации конкретного процесса.

Интересный факт: всего 1% опрошенных считает, что автоматизировать HR не нужно. Столько же респондентов готовы отдать задачу на аутсорсинг. Это ставит под сомнение актуальность рекрутинговых агентств и частных HR-специалистов.