10 лучших инструментов для менеджеров проектов в 2021 году

Вот несколько отличных вариантов облачных офисных инструментов.

• Приложения Google Office для бизнеса, вероятно, являются одними из самых известных облачных инструментов. Они удобны в использовании, поэтому вы вряд ли когда — нибудь столкнетесь с проблемами при их использовании. Google помогает владельцам бизнеса с их полезными функциями и сервисами, такими как, вы можете воспользоваться 15 ГБ бесплатно на Google Диске. Вы также можете легко сотрудничать в работе с Google Docs.
• Microsoft Office 365-еще одно известное облачное программное обеспечение, используемое для работы. С помощью инструментов от Microsoft вся ваша работа будет организована и доступна на разных устройствах.
• Open365 называют бесплатной альтернативой Google Docs. Этот бесплатный инструмент поможет вам синхронизировать ваши документы на разных устройствах, а также защитить вашу библиотеку паролем. Как и его конкуренты, этот инструмент позволяет обмениваться и получать актуальные документы.

Еще один интересный факт заключается в том, что вы будете получать бесплатное обучение с каждым полученным приложением, так что вам не придется беспокоиться о том, что оно будет слишком сложным в использовании.

Asana

Заключительные мысли

Смысл использования программного обеспечения в вашем бизнесе заключается в том, чтобы сделать ваш опыт ведения бизнеса более организованным, простым и эффективным. Когда вы решите заниматься делами вручную, вы начнете замечать, как всплывают ошибки и вещи проскальзывают мимо вашего глаза по мере увеличения рабочей нагрузки.

Технология и программное обеспечение значительно облегчают выполнение этих мелких задач и экономят деньги, которые вам пришлось бы потратить на рабочую силу, чтобы справиться с этими задачами. Это также уменьшает вероятность человеческой ошибки в ваших данных, так что вы можете иметь точную информацию в своем распоряжении.

Итак, без лишних слов ознакомьтесь с различными типами программного обеспечения, обсуждаемыми здесь, и узнайте, какие из них могут быть идеальным решением для вашего онлайн-бизнеса.

Назад к основам службы поддержки

Современные технологии, такие как сложные чат-боты, IVA и ИИ, могут показаться тяжёлыми для реализации, но без них зачастую можно обойтись. Поначалу лучше сосредоточиться на том, чтобы выбранное решение удовлетворяло основные запросы к системе службе поддержки. Необходимы четыре ключевые возможности:

1. Возможность создания, маршрутизации и отслеживания заявки на устранение неполадок.
2. Возможность изменять и закрывать заявку с сохранением записи о закрытии.
3. Возможность получать заявки по более чем одному каналу.
4. Возможность обмениваться данными о заявках с другими системами.

Вопрос о многоканальности может иметь разные ответы. Сейчас даже для небольшой службы поддержки, которая обслуживает только внутренних пользователей, недостаточно принимать заявки через только один канал связи. Как минимум, нужны телефон и электронная почта. Многие организации также предпочитают предоставлять своим пользователям и клиентам возможность отправлять заявки через социальные сети и даже СМС.

Ещё одной почти необходимой возможностью является создание портала самообслуживания. Он способен повысить ценность обоих основных сценариев службы поддержки: внутренней службы ИТ-поддержки и ориентированной на клиентов внешней службы поддержки продуктов.

В случае с ИТ-службой поддержки портал самообслуживания позволяет ИТ-специалистам направлять пользователей на центральный веб-портал. Там они могут не только зарегистрировать заявку, но и ознакомиться с базой знаний, содержащей пошаговые инструкции для решения часто возникающих проблем. Например, «Как сбросить пароль?» или «Как получить доступ к VPN?» Портал самообслуживания можно использовать и в качестве центральной точки для связанных с ИТ общих задач, таких как регистрация нового телефона в системе управления мобильными устройствами (MDM) компании или доступ к библиотеке загрузки утвержденных ИТ-приложений.

Порталы самообслуживания важны и для сайтов поддержки клиентов. В этом случае портал самообслуживания может дать как регистрацию заявок, так и базу знаний. Он также может предлагать такие возможности, как регистрация продукта, ручная загрузка обновлений программного обеспечения, внутренние подключения к системам управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и автоматизации маркетинга.

Эта интеграция с другими приложениями является ещё одной важной возможностью. Она не является обязательной для успешной работы службы поддержки, но всё же востребована среди пользователей

Поскольку они взаимодействуют с пользователем или клиентами, службы поддержки собирают ценные данные. То, как пользователи относятся к вашей ИТ-деятельности, может показаться неважным для отдельной операции. Если же смотреть в совокупности, служба поддержки знает, как люди используют программное обеспечение для ведения бизнеса, где оно выходит из строя и как это происходит и влияет на организацию.

То же и с внешними клиентами. Служба поддержки знает, что клиенты покупают чаще всего, с какими целями, что им не нравится. Служба поддержки может разбить эти сведения по возрасту клиентов, местоположению и многим другим аспектам.

ЛидерТаск

Полноценная замена Wrike с богатым функционалом и расширенными возможностями эффективного управления проектами

Предназначена для создания, распределения, структурирования задач с распределением по приоритетности и важности. Работает на любых цифровых платформах: Windows, Android, MacOS, iOS

Основные функции

• Списки задач с делением на подзадачи.
• Распределение заданий между исполнителями.
• Совместная работа над проектами.
• Календарное планирование.
• Настройка уведомлений о важных событиях.
• Kanban доска.
• Мощная CRM система с индивидуальными и коллективными проектами.
• Поддержка Scrum и Agile проектов.

Преимущества

• Функция интеллектуального поиска.
• Отслеживание статистики каждого участника проекта.
• Удобная система комментариев.
• Метки, цветовые выделения важных задач.
• Корпоративный чат для решения любых текущих вопросов.
• Индивидуальный доступ к задачам.
• Оффлайн и онлайн режим работы.

Тарифы

1. Бесплатная базовая версия. До 100 задач, 3 доски, напоминания.
2. ПРЕМИУМ, стоимостью от 217 рублей в месяц за пользователя. Неограниченное количество задач, досок, проекты, напоминания, чек-листы и другие опции.
3. БИЗНЕС, стоимостью от 331 рублей на пользователя. Для эффективной работы в команде.

Как работает Wrike?

После регистрации на сайте, сразу же активируется бесплатный тариф. Добавляйте до 5 сотрудников и начинайте создавать проекты. К примеру, это может быть разработка презентации, обновление сайта, запуск рекламной компании и многое другое. Под каждый проект отдельно выбираются исполнители:

Важная особенность Wrike это возможность оперативно сообщать всей команде о каких-то изменениях и дополнениях по проектам. В каждой задаче доступно обсуждение, а у сотрудников отображается новостная лента, где руководитель может оставить запись.

Более того, члены команды получат уведомления об этом:

У каждого сотрудника свой аккаунт, что повышает удобство использования системы. Отдельные задачи, разные проекты, новости и так далее. Руководитель решает, кто должен выполнять конкретную задачу, поэтому не всей команде приходится изучать каждый этап проекта.

У руководителей есть гибкие настройки аккаунтов с разными ограничениями:

Что ещё нравится пользователям сервиса Wrike, так это отчеты о проделанной работе. По каждому проекту или по каждой группе сотрудников представляется информация о ходе выполнения задач. Клиентам не приходится долго что-то объяснять, достаточно сделать снимок отчета и поделиться изображением:

Ни один бесплатный аналог Wrike не предоставляет столь широкого функционала. Это уникальный сервис, который оценили такие компании как PayPal, Hootsuite, Pure Storage. Выполнив один проект через эту систему, ни вы, ни ваша команда, уже не смогут работать без этого инструмента.

Обзор Wrike должен пригодиться многим компаниям, тем более, сейчас активно практикуется удаленное сотрудничество. Как следить за прогрессом работы, следить за каждым сотрудником и максимально быстро связываться? Для этого и создана система управления проектами, пробуйте бесплатно, убедитесь, насколько это удобно.

Читайте другие статьи:

• Как организовать виртуальный офис?
• Что нужно сделать перед уходом из офиса во фриланс?
• Почему мне нравится быть безработным?

Бухгалтерское программное обеспечение

Как известно всем хорошим бизнесменам, время-это деньги. Нет ничего невозможного в том, чтобы изучить все тонкости Excel и использовать его для записи ваших финансов, но есть много веских причин, почему использование бухгалтерских программ лучше.

Использование Excel поможет вам вести учет и отслеживать ваши финансы, однако высококачественное бухгалтерское программное обеспечение позволит вам легко анализировать данные и понимать свой бизнес.

Бухгалтерское программное обеспечение менее подвержено ошибкам, и вы также можете найти аудиторский след, когда используете его. На листе Excel вы не можете следить за тем, кто вносит изменения в ваши данные, поэтому вероятность мошенничества возрастает.

Кроме того, бухгалтерское программное обеспечение также проще в управлении, вам не нужно проходить через хлопоты с несколькими электронными таблицами.

Вот почему использование бухгалтерских программ более эффективно, организованно и экономит вам много времени. Теперь у вас будет достаточно времени, чтобы сосредоточиться на других вопросах вашего бизнеса, требующих внимания.

Вот некоторые бухгалтерские программы, в которые вы можете заглянуть:

• QuickBooks — это одна из лучших программ в своей игре с различными шаблонами для всех видов отчетов. Тем не менее, он немного сложен в использовании, но поскольку он настолько распространен, очень легко найти учебные пособия по нему.
• Xero был построен только для облака, поэтому доступность данных не является проблемой. Базовые услуги дешевле премиальных функций, а это значит, что вы можете адаптировать свои услуги к вашим потребностям.
• Zoho Books-это лучшее программное обеспечение для абсолютных новичков. Оно помогает разбить вашу финансовую информацию на простые для понимания графики. Тем не менее, простота программного обеспечения делает его лучшим программным обеспечением для малого бизнеса, но оно может не подходить для крупных предприятий.

Клиентский опыт как главная цель

Большинство компаний создают службы поддержки в виде платформ для удовлетворения потребностей клиентов

В рамках такого подхода они уделяют пристальное внимание обеспечению своих представителей по обслуживанию клиентов эффективными инструментами удовлетворения запросов. Что именно это за инструменты, невозможно точно сказать заранее

Компании пробуют множество инструментов и возможностей, надеясь найти удачный вариант и сделать клиентов довольными.

Для заявок лучше всего следовать по цепочке рабочих процессов службы поддержки, определять точки измеримого успеха, а затем прикладывать усилия к анализу клиентского опыта. К сожалению, простейшая основанная на звёздах рейтинговая система оценок со стороны конечного потребителя часто является единственным, что многие компании делают в этом направлении. Это достаточно важная метрика, но она зависит от множества переменных. Например, клиенты возвращаются к своим заработавшим продуктам и просто не хотят тратить время на выставление оценок.

Другим хорошим показателем является впечатление технического специалиста об удовлетворённости клиента. Его лучше отображать в текстовом поле комментария или сводки, нежели в виде рейтинга со звёздами. Так вы получите более подробную информацию и сможете проще интегрировать данные в другие системы, особенно в систему CRM.

Запись звонков также станет источником точных данных об удовлетворённости клиентов. Не стоит совершать распространённую ошибку и игнорировать запись. Следует поставить сотрудника хотя бы для проверки тех звонков, которые получили скудные оценки со стороны клиентов. Это позволит определить часто встречающиеся проблемы и поискать лучшие варианты их решения.

WEEEK

Ставка на управление заявками

Много сказано о том, как клиенты и внутренние пользователи компаний могут получить доступ к возможностям системы службы поддержки. Следующим важным соображением является обеспечение того, чтобы специалисты по обслуживанию могли эффективно использовать систему.

Поступающие в службу поддержки проблемы обычно приходят туда в виде «заявок на устранение неполадок». Всё начинается со сводки запроса клиента и его контактной информации, которая направляется техническому специалисту. Это может быть любой свободный сейчас специалист.

Дальше вопрос конкретизируется. Взаимодействие клиента с его проблемой записывается в заявке. Это помогает, если заявка переходит от одного специалиста к другому или передаётся на более высокий уровень. Также записываются ответы технического специалиста и описание возможного решения.

Если служба поддержки интегрирована с системами продаж или маркетинговыми технологиями, у вас могут быть дополнительные данные о продажах, опросах и покупках. Это делает заявки подробными хранилищами данных о многих аспектах бизнеса, а не только о технической поддержке. Удовлетворённость клиентов, демографические сведения, инвентарные данные и обработка платежей —это способные оказаться полезными данные, которые можно узнать из заявки на устранение неполадок.

Работа у этих сотрудников бывает непростая и изнурительная. Бесконечные телефонные звонки приносят всё новые и новые заявки. Процесс попадания заявок к техническим специалистам, как они получают к ним доступ и как отправляют их дальше — всё это может сильно различаться в разных компаниях. Нельзя сказать, что существует единственная идеальная последовательность действий. В том числе потому, что компании обращаются к своим службам поддержки за разными результатами.

Кому-то нужно исправить давшие сбой технологии. Для кого-то важна удовлетворённость клиентов. Другие нацелены на установление личных отношений с клиентами, чтобы улучшить продажи. В зависимости от того, что вы хотите получить от программного обеспечения службы поддержки и вложений в персонал, выбор процесса управления заявками может иметь решающее значение.

Это главный момент анализа, прежде чем выбрать, какую программу службы поддержки покупать. Следует посоветоваться с техническими специалистами и руководителями отделов продаж, маркетинга и бизнес-аналитики. Подумайте о видах данных, которые получат технические специалисты, и какую пользу они способны принести другим подразделениям бизнеса. Какие виды данных могут рассчитывать получить техники? Например, демографические вопросы или данные об удовлетворенности продуктом могут быть уместны на последнем этапе решения проблемы. Просить расстроенного или разгневанного клиента пройти пятиминутный опрос до того, как он попадёт к техническому специалисту, будет не лучшей идеей. Какие данные можно получить с нескольких дополнительных вопросов, как вы будете их собирать и распространять?

Моделирование бизнес-процессов

Directum

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

ELMA

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов — BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Optima WorkFlow

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

1С: Документооборот 8

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Повышение ценности за счёт интеграции с другими системами

Одним из способов подготовки представителя службы поддержки к общению с клиентами является разрешение поступления потока данных о клиентах в систему службы поддержки из других программных систем. Отделы продаж и маркетинга могут получать выгоду от собранных службой поддержки данных. Это может распространяться на внешние операции и внутреннюю бизнес-аналитику (BI) в форме управления продуктами, проектирования и бухгалтерского учёта.

Например, бывает удобно иметь CRM-систему продаж для информирования специалиста службы поддержки об истории покупок клиента. Какие продукты он покупал за определённый отрезок времени, насколько доволен этими покупками и каковы особенности этих сделок? Такая информация может сделать разговор представителя службы поддержки более содержательным и позволит клиенту почувствовать себя более ценным.

Другие распространённые цели интеграции могут включать в себя инструменты аналитики вроде Tableau. Это может быть ПО для совместной работы вроде Slack, торговые платформы вроде Zoho CRM. Все они могут подключиться к системе управления заявками и создать двусторонний поток данных. Сложность интеграции службы поддержки в другие бизнес-системы предприятия состоит в том, что сначала нужно определить, какие системы могут помочь в разговоре с представителем службы поддержки, затем установить обмен данными, а потом найти способ доставки данных в службу поддержки в удобном формате.

Когда создан план для реализации таких связей, можно начать сопоставлять его с функциями из списка решений службы поддержки. Период оценки играет решающую роль, причём не только для платформы службы поддержки. Стоит протестировать интеграцию со сторонними инструментами для сквозной оценки. Только тогда можно узнать, получаете ли вы нужные данные нужным способом и настроена ли система так, чтобы не тормозить работу техников.

Чтобы убедиться, что будущая служба поддержки способна интегрироваться с другим программным обеспечением или облачными сервисами, найдите список предварительно созданных модулей интеграции на веб-сайте производителя. Это позволит узнать, обеспечивает ли поставщик простую интеграцию с другим вашим ПО. Более техническим решением могут быть API передачи репрезентативного состояния (REST). Они стали стандартом интеграции сервисов облачного программного обеспечения. Если ваша система службы поддержки работает с ними, можно будет нанять разработчиков для создания пользовательских интеграций.

Дополнительные характеристики Wrike

Отсутствие некоторых функций, например, чата и опроса, компенсирует только возможность установки плагинов. Для Wrike создано большое количество расширений, что стало возможно благодаря открытому API. Это позволяет всем разработчикам создавать новые плагины для сервиса

Обращаем внимание на то, что многие из них доступны только для тарифа Business. Пользователям же бесплатной версии предлагают всего 4 плагина

Wrike не предусматривает большой выбор языков. Помимо популярного английского, в нём доступны ещё 9 вариантов. К счастью для русскоязычных пользователей, среди них есть и русский.

Как мы уже отмечали, сервис предусматривает возможность загрузки файлов. Допустимый объём, при этом, составляет 500 Мб. Такой лимит, судя по всему, должен компенсироваться облачным хранилищем, встроенным в сервис.

У пользователей, которые захотят поменять внешний вид интерфейса, не так много вариантов. Можно выбрать одну из нескольких тем, однако собственное изображение в качестве фона загружать нельзя. По крайней мере, это касается бесплатной версии.

Flow

Цены и дополнения

Стоимость Wrike колеблется в зависимости от выбранного тарифного плана – сейчас в рамках сервиса доступно четыре предложения. Кратко расскажем, сколько стоит тот или иной тариф и какие функции в себя включает.

• Free. До пяти пользователей, бесплатно. Предлагается общий доступ к списку задач.
• Professional. Планирование проектов и совместная работа – 5, 10, 15 пользователей. стоимость: 9,80$ за человека в месяц.
• Business. От 5 до 200 пользователей, оплата за человека – 24,8$ в месяц. эффективная организация работы с аналитикой и настройками.
• Enterprise. Цена уточняется специалистом, комплексное решение с расширенными настройками безопасности.

За дополнительную плату можно приобрести премиум-дополнения для оптимизации Врайк. Предлагаются такие варианты (цена по запросу в службу поддержки):

• Resource. Оптимизация управления загруженности команды во время работы над проектами.
• Proof. Оптимизированный и централизованный процесс согласования процесса создания материалов.
• Publish. Платформа управления цифровыми активами для поддержки целостности бренда.
• Integrate. Добавление настраиваемой автоматизации и интеграция облачных и локальных приложений.
• Analyze. Добавление функций бизнес-аналитики для проведения расширенного анализа.
• Lock. Самостоятельное управление ключами к зашифрованным данным для контроля доступа.

Двусторонняя синхронизация с GitHub и Jira на базе Unito. Возможность сотрудничать с другими командами, которые не используют приложение.

Для регистрации в системе Врайк нужно выбрать подходящий тарифный план и нажать на кнопку «Попробовать». Далее введите рабочий адрес электронной почты и приступайте! Все платные тарифы доступны в бесплатной демо-версии на 14 дней, после чего использование можно отменить (во избежание списания платы).

Можете скачать Wrike для Windows или Мак, можете пользоваться веб-версией для комфортного управления проектом, отслеживания прогресса сотрудников и действительно эффективной командной деятельности. Отличное приложение, которое на 100% заслужило популярность в бизнес-сфере.